【残業しない仕事術】主婦が早く家に帰るためには?在宅ワーカーにもおすすめ!

目指せNO残業!仕事を早く終わらせる方法

定時目標!兼業主婦の残業しない仕事術をわかりやすく解説!

兼業主婦やワーキングマザーは、定時を目標に仕事をしている方が大勢いらっしゃるのではないでしょうか。

となると、時間の使い方がポイントになってきますよね。

時間に追われるだけだと、時間にコントロールされてしまって、周囲のことが見えなくなってしまうことはありませんか?

残業を気兼ねなくできる方がうらやましい、と思うことはありますか?

でも裏を返せば残業をしている人は、残業しなければいけないほど仕事を多く抱えすぎているか、もしくは残念なことに仕事が遅いし、そのことに気づかないで忙しがっている自分に酔っているだけか…

私の周りには、忙しがっている人が多いと感じています。私もその一人。

仕事中の雑談が多い、よくデスクからいなくなる、手が止まっているなど、明らかに仕事をしていない時間が多いのです。

会社によっては残業してナンボの会社、会社にいればいるだけ給料がはいるようになっているので、そりゃあ無駄にでも残業したくなります。

しかし、私はママ。
時間通りに仕事を終わらせて、保育園へお迎えに行くのが使命なのです。

だからといって仕事を中途半端にして帰るのは、何だか気持ちが悪い。

そこで早く仕事を終わらせるためのポイントを挙げていきますので、自分の仕事ぶりと照らし合わせて、チェックしてみてくださいね!

 

仕事を早く終わらせる仕事術 15の具体的な方法

では、私が実際にやってみた仕事を早く終わらせる方法をご紹介します。

猿の親子仕事を効率的に終わらせる
 具体的な方法

チェックボックス細切れの時間を上手に使う
チェックボックス午前中の時間をおおいに活用する
チェックボックス集中力を上げる
チェックボックスタイムマネジメントをする(TO DOリストを作る)
チェックボックス周りのすごい人をまねる
チェックボックス自分の土俵(デスク)をいつもキレイにする
チェックボックスとにかくメモを取る
チェックボックス自己完結できない仕事は優先順位を高くする
チェックボックス決断力を上げる
チェックボックス仕事のタスクを分割する
チェックボックス休憩時間の使い方を工夫する
チェックボックス30分単位で仕事を管理してみる
チェックボックス仕事の立ち上がりを良くする
チェックボックス前倒しで仕事をする
チェックボックス仕事を同時進行してみる

 

細切れの時間を上手に使う

日々やることがたくさんある主婦は、まとまった自由時間を確保することはとても難しいですよね。

お子さまがいるなら、なおさらです。

まとまった時間を確保しようとするのは、かえってストレスが溜まる原因になったので、私は早々にやめました。

注目したのは「細切れの時間」。

これならそこら辺に散らばっていますし、私が実際細切れ時間を計ってみたところ、多い時には2時間くらいありました。

細切れの時間には、短時間でできる仕事や、集中力を使わなくてもできる仕事に使うと良いでしょう。

午前中の時間をおおいに活用する

午前中をなぜこんなに重要視するのか?

日々の仕事の中でも、時間帯を選んで作業することで効率が良くなります。

その中でも、午前中の時間の使い方が大いに注目されているのです。

長男 猿一
朝仕事の効率が上がる秘密は、寝ているときの脳の働きにあるんです。

人は寝ている間に、膨大な量の情報を整理し、記憶として定着させています。

そのため朝は、一日の中で一番頭の中がスッキリしていて、仕事や勉強に最も向いている時間なのです。

最近の子どもたちの塾では「勉強のために徹夜しないで、睡眠はしっかりと取りなさい」という指導をしていますが、こういう理由があったからなんですね。

一昔前までは「睡眠時間を削って勉強をしろ!」と言われていた気がします。

もともと「ブレックファースト・ミーティング(朝食を取りながら会議)」という名前からしてわかるように、アメリカでは昔から朝の重要性の認識は強いものがありました。

アメリカは西海岸と東海岸で時差があることから、1日中仕事ができる国ということでタイムマネジメントは発達していきました。

1日8時間勤務するとして、この8時間に自分の体調はいろいろと変化していきます。

私の場合は、午前中が1番集中力が高く、定時に向かってそのモチベーションと集中力は落ちていくように感じています。

ですから午前中の始業9:00~10:30には、1日の最重要な仕事の予定を組むようにしています。

そして昼ご飯を食べて、内臓が消化に必死になっている時間帯、私の場合は14:00~15:00くらいなのですが、この時間帯は睡魔が襲ってきます。

なので、眠気覚ましもかねて、体を動かす仕事(打ち合わせや外出)や、すぐに完結できてめまぐるしく変わる仕事(雑事)、単調な作業などを入れるようにしています。

常にトップギアで8時間を走り抜けるためには、仕事の時間帯も考慮していかなければなりません。
仕事を早く終わらせるためには「集中力」と「効率」が大切なんですね。

こんな話があります。

アメリカ人のやり手社長がビジネスをしに日本へ来日しました。
日本のビジネスマンは、商談のアポを取ろうと彼に連絡を取ります。

その時に言われた言葉が「朝の六時、○○のホテルでブレックファーストミーティングはいかがですか?」

日本のビジネスマンはとても驚いたそうです。

日本では早朝に朝食を取りながら会議をするなんて習慣はなかったから、とても驚いたんですね!

日本のビジネスマンは世界で勤勉とは言われていますが、午前中の重要性にはまだ気がついていなかったのです。

ブレックファーストミーティング、最大のメリットは「終わる時間が決められている」ということ。

夜だとダラダラと伸びがちな会議ですが、朝にやることで、会社の始業時間は決まっていますからサクッと終わることができるのです。

しかも寝て起きたばかりですから頭もスッキリしていますので商談もスムーズにできます。

 

今では日本でも朝の時間が見直され、朝の異業種勉強会、朝のヨガやスポーツ、朝の英会話教室などが盛んに行われるようになりました。

夜だと残業で決まった時間に行けるとは限らない習い事も、朝なら自分が寝坊さえしなければ、欠席せずに通うことができます。

しかも朝だから頭もスッキリしていますよね。

それに便乗してか、カフェも朝早くに開店するようになりました。
簡単な朝食は、ここで済ませることができます。

午前中の仕事効率が良い理由

午前中(特に朝)は脳の疲労がもっとも回復されている時間ですから、脳に情報がスムーズに入っていきやすいものです。

私も、朝の通勤時間を資格取得のための勉強に使っていた時、身に染みて感じた経験でもあります。

疲れているときに難しい参考書や資料などを見ると、脳が情報を入力することを拒否してしまい、「見るのも嫌だ」という状況になりがちですが、午前中はそういうことが起こりにくいのです。

長男 猿一
頭がすっきりしている事と同じく、気持ちもすっきりしているからでしょう。

「夜にラブレターを書くもんじゃない」と昔から言われているのは、こういうところからでしょうね。

夜に熱い思いを込めて描いたラブレター(今の時代はメールですね。)を朝読んで、こんな文章を書いた自分が恥ずかしくなった、ということはよくある話です。

「知的な仕事の場合、朝は夜の6倍、生産性が上がる」と言われています。

これは夜3時間分の仕事はたいてい朝だと30分で片付いてしまうということなんです。

知的な仕事、というのは例えばアイディアを出すとか、新しい企画を考えるといった仕事の生産性はすごく上がります。

やはり睡眠が集中力とひらめきを生むのでしょう。

午前中にすべきは「めんどくさい仕事」

午前中は一日で一番頭が冴えて、気持ちもリフレッシュしているゴールデンタイムです。

時間制限のある仕事、「嫌だな」と少し逃げ腰になってしまっている仕事、企画を考えたりアイデアを出したりする、といったデスクワークが向いています。

逃げ腰の仕事は朝1番にやってしまうと、「嫌だな」と思っていた自分が馬鹿らしく感じることがあります。

悩んだり嫌だと思っていると、手をつけづらくなってしまうんですよね。
そこを思い切って朝一で手をつけてしまう。

そうすると案外簡単に片づけることができます。

次男 鶏二
これが午前中マジックです。

ちなみに…午後時間は「頭を使わない仕事」が向いている

電話をかけるのは、午後が良いという話があります。
お昼近くになると、空腹でお腹がすいてきて気が立っている人もいるためです。

昼食後のお腹がいっぱいになって満たされているときは、話を聞いてもらいやすいんですね。

長男 猿一
お腹がすくと短気になる子どもみたいですが、本当にそんなもんなんです。
次男 鶏二
ちなみに、就業時間が終わる時間も電話は避けたほうがいいです。帰り支度を始めたい時間帯ですから、迷惑がられるのも無理はありません。

昼食を食べ消化活動のために胃腸に血が回ると、脳への血流が減り、昼食後は頭の回転が鈍くなったり、眠たくなったりすることも多いものです。

昼食後や、午後3時~4時くらいに眠たくなる方も多いのではないのでしょうか。

なので、午後の時間はルーティンワークや体を使う仕事、ミーティングなど、さほど頭を使わずに済む仕事を行うようにすると良いでしょう。

 

集中力を上げる

仕事を早く、確実にこなすためには、集中力が必要です。

集中できるまでに5分も10分もかかっているようでは、あっという間に就業時間は終わってしまします。
これではせっかくの時間も有効活用しきれません。

そこで、私がいろいろと調べてやってみた集中力を高める方法をご紹介します。

猿の親子私がやってみた
 集中力を高める方法

チェックボックス耳栓をする
チェックボックス時間制限をつくる
チェックボックスデスク周りをキレイにする
チェックボックス仕事のルーティンを決めておく
チェックボックスすっぱいものを食べる
チェックボックス自然界にある音を聞く
チェックボックスポモドーロテクニックを使う
チェックボックス呼吸を深くする
チェックボックス姿勢を良くする
チェックボックスライバルをつくる
チェックボックス小食にする

耳栓をする

私が実践している集中力増強法で一番効果があったのは「耳栓をすること」です。

使用したのはMOLDEXの耳栓です。

「MOLDEX 耳栓 Meteors」中身の画像

MOLDEX 耳栓 Meteors 10ペア 6870

装着前に耳栓を押し潰して小さくし、そのまま装着します。しばらく経つと膨らみ、耳にフィットするフォームタイプです。

人の呼びかけやブザーなどの音は聞こえますが、雑音は気にならないくらいまで遮音してくれます。

お値段がリーズナブルなのが決め手!

もし耳栓がない場合は、耳穴にすっぽりはまるカナル型のイヤホンでもかまいません。

耳栓をすると自分の呼吸がBGMになり、呼吸のリズム心地よい集中力を生んでくれます。

もーっと遮音したい方は、ノイズキャウンセリングヘッドフォンかイヤフォンがおすすめ。

例えば口コミが良いのは、ソニーの「ワイヤレスノイズキャンセリングイヤホン」。

☟WF-1000XM3

お値段はかなりお高めですが、ノイズキャンセリングは結構効くと評判です。

リモートワークをしている方にもおすすめ!

時間制限をつくる

特にダラダラしてしまう人におすすめなのは、時間を細かく区切り、時間制限を作ることです。

例えば家事。

家に帰って寝るまで6時間あったら、晩ご飯までは2時間。
晩ご飯から入浴までは1時間。
入浴から就寝までは1時間などと決め、その時間内で作業を終わらせることを意識します。

仕事でも同じです。

就業時間が8時間あるのであれば、この時間内にこれをやり、次は何時間以内にこれを終わらせるなど、最初に決めておくと集中力が増します。

学校の時間割のように計画をたてていくのです。

アイコン家事の時間割方式で家事時短!意外とはかどるこの方法

 

集中力が高まるツボを押す

「集中力が切れてきたな…」「頭の中に雑念が入りだしてきた」と思ったら、自分のおへその下のあたりにあるツボ、丹田(たんでん)を意識しながら深く呼吸をします。

丹田の場所

★のあたり、へその5㎝下が丹田の場所です。

肩の余分な力が抜け、また仕事に集中ができるようになることもあります。

集中すると呼吸が無意識に浅くなっているので、たくさんの酸素を吸い込むことでまた集中力が復活することがあります。

呼吸法、意外と大切です。

デスク周りをキレイにする

机の上に、余計なものがたくさんありませんか?

人間は視覚から、無意識のうちにたくさんの情報を取り込んでいます。

視界に余計なものがたくさんあると、無意識なうちに脳が勝手に処理してしまうので、集中力が分散されてしまうのです。

できるだけデスクの上には何も置かず、今の仕事のものだけを置くようにしましょう。

アイコン【デスク整理】作用効率アップ!キレイな机で仕事の時間短縮を!デスク整理のポイント

ルーティンを決める

実はいつも決まった動作をすることが、集中するための儀式になることがあります。

あるサラリーマンは、コーヒーを片手にPCの電源をつけ、立ち上がるまでにスマホでメールチェックをし、PCで今日のタスクの確認をすることで、仕事への集中力をたかめているとおっしゃっていました。

私は仕事前に、必ずTO DOリストを作ることで、やる気と集中力を高めています。

すっぱいものを食べる

ボーっとして気合が入っていないとき、私がよく食べているのはUHA味覚糖の「復刻版シゲキックス スーパーレモン」というグミです。

この刺激は脳天に響きます。

妊娠中のつわりのとき、酸っぱいもの欲しさによく食べていたのですが、食べた後の仕事がはかどる気がしたので、今でもここぞという時に食べています。

刺激が強すぎるからか、あまりスーパーやコンビニで見かけないのが残念です。いつもAmazonでまとめ買いしています。

自然界にある音を聞く

もしあなたの職場が音楽を聴ける環境であれば、カナル型のイヤホンを使って「自然界の音」を聞くと良いでしょう。

おすすめのノイズ音は「森のざわめき」や「波の音」です。

YouTubeにたくさんあります。

私のお気に入りは「さざ波と小鳥のさえずり」です。

心が落ち着きます。

ポモドーロテクニックを使う

ポモドーロテクニックとは、25分集中+5分休憩を繰り返すことです。

たった25分で区切ってしまうのは、逆に集中力が続かないんじゃ…と思いますが、必ず無理にでも休むのがポイントです。

続けていくと集中力が持続するというメリットのほかに、25分でできる仕事量がはっきりわかるようになるし、仕事のスケジュールをたてやすくもなります。

専用のスマホアプリもあります。

アイコンFocus To-Do:ポモドーロ仕事法と組み合わせたタスク

呼吸を深くすると集中できる

眠気であくびが出てしまうのは、脳が酸素不足になることが原因というのをご存知ですか?

眠い時の呼吸を確かめてみてください。呼吸が浅くなっていませんか?

「あ、眠気が来たな!?」と思った時は、深呼吸をしてみましょう。
頭が多少、スッキリするはずです。

また、呼吸を深くすることで「意識安定」や「脂肪燃焼」など、体内にもさまざまなプラスの効果があります。

物事に集中できていないと感じた時は、4~5回深呼吸をしてみてください。

そしてそのあとも、可能な限り深く呼吸をするように心がけてみましょう。

姿勢を良くすると集中できる

物事に集中できていない時というのは、ほとんどの場合姿勢が悪い時です。

猫背になっていませんか?

姿勢を正して、深呼吸をしてみましょう。

そうすると、「脳」に血液が送られやすくなり、頭がシャキッとします。

特に、首・背筋を少し上に伸ばすように意識すると、血行が良くなり、疲れもたまりにくくなるので一石二鳥です。

ライバルをつくると闘志がメラメラ燃える

同じ目的を持つライバルを作りましょう。

私は同じ仕事をしている人のブログを見つけ、勝手にライバル設定していました。

「この人には負けないぞ~!」と思って、毎日頑張っていましたよ。

きっとこの人は今もバリバリ仕事している、と想像するだけで気合が入ります。

サボる気なんてどこかに吹き飛び、集中できます。

小食にすると集中できる

小食にすると集中力が増すご飯をたくさん食べすぎると、消化の方に血液が行ってしまい、まぶたが重くなってきてしまいます。

特に、炭水化物を食べて1~2時間した後に襲ってくる眠気の原因はそれです。

ここぞというときは、できるだけ固形物を食べないようにすると集中力が増します。

体操教室を運営されている内村周子さんという方は、激務の為1日3時間睡眠で毎日を頑張っているすごい方です。

神経を使う仕事ですし、自分の体操の練習もしなければならないので、やはり集中力は大切です。

先日のテレビ番組で密着取材をしていましたが、昼は食べず、夜はちょっとの果物と野菜だけ。その理由は「食べるとしんどくなるから」だそうです。

私も実際やってみましたが、お腹は空くし「グ~グ~」と音が鳴る時はなかなか集中できませんが、やがておさまります。その時の集中力は高いですね。

 

タイムマネジメントをする(TO DOリストを作る)

自分の仕事中、作業にどのくらいの時間がかかっているかご存知ですか?

例えば、パソコンで文字を打ち込むのにどのくらい時間がかかるか、企画書を1枚書くのにかかる時間、毎日しなければいけない同じ仕事にかかる時間というような時間です。

もし作業時間がわかっているようであれば、その時間を短縮する方法がないか考えてみます。

打ち込みの時間であれば、タイピング能力を上げるような練習をすればいいですし、企画書を1枚作る時間を見直す場合は、企画書のどこに時間がかかっているか、その時間のかかっている時間はもっと簡単に時間をかけずにできるほうほうはないのか考えてみます。

そうやって密度の濃くなった作業を、今度は同時進行させてみたり、やる順番を変えてみたりと試行錯誤してみるのです。

タイムマネジメントをするメリット

タイムマネジメントをすることにより、確実に自分のプラスになることは確かです。

子どもたちの予定を管理するだけでもかなり苦労をしていましたが、タイムマネジメントを真剣にやることによって、さまざまなメリットを発見しました。

猿の親子タイムマネジメントをするメリット

チェックボックスストレスの軽減になる
チェックボックス達成感を感じることができる
チェックボックス仕事終わりを有効活用できる
チェックボックス急用ができても動揺しない
チェックボックス時間に一切無駄がなくなる

ストレスの軽減になる

時間が思うように使えないことによるストレス、溜まっていませんか?

実は、自分でタイムマネジメントをすることによって、自発性が生まれ、「やらされてる」とう意識が無くなり、ストレスも軽減できます。

「自分で仕事をしている」というのと「仕事をやらされている」という気持ちとでは、ストレスを感じる度合いではないかと感じています。

私が一番ストレスを感じていたのは、予定を忘れてしまったり、やらなければならないことが多すぎる!ということ。

しかし、タイムマネジメントをやることによって、やることが可視化でき「意外とやることは多くなかった」ということがよくありました。

長男 猿一
タスクを整理してみると、全然大したことがなかったりしますよ。
達成感を感じることができる

計画通りに仕事が進めば達成感が得られ、仕事の楽しみも知ることが出来ますし、それによって仕事に対する前向きな取り組みが出来るようになります。

次男 鶏二
タイムマネジメントは慣れてくると、とても楽しい作業になってきますよ!

大きな仕事を細分化し区切りをつけていくことで、小さな達成感が積み重ねられるのもタイムマネジメントならでは喜びです。

仕事終わりを有効活用できる

時間通りに仕事が進めば、定時での退勤も余裕でできますので、仕事が終わった後の時間も有効に使うことができます。

計画性がないと「本当は短時間でできるのに、遠回りしていてそれに気づかない」ということがあります。

1日をトータルでタイムマネジメントすることで無駄な時間がみえてくるから、必ず自分時間ができるようになります。

急用ができても強い!

仕事の途中に、いきなり緊急性の高いものが舞い込んできたときは、焦る方も多いでしょう。

しかしタイムマネジメントをしていれば、すでにやることの道筋が出来上がっています。

緊急性のある仕事を真っ先にこなして、終わったらまた積み上げられた仕事を上からこなしていけばいいだけ。

特に急ぐ必要がない仕事の場合は、適度な優先順位のところにタスクを挟み込めばいいのです。

時間に無駄がない

タイムマネジメントで、仕事をやる順番がすでに決まっています。
だから「次、何しよう…」と考える、無駄な時間は必要がありません。

ただ上から順番に、無心で取り組めばいいようになっています。

身近に「ああ、仕事がありすぎて何をしたらいいかわからない」と唸っている人がいるのですが、恐らくそれは仕事に優先順位をつけていないからでしょう。

今抱えている仕事を毎朝全部取り出して優先順位をつけていくと、思ったより仕事が多くなく、終了の目処が見えてくることが多くあります。

全体の仕事を把握していると、どのくらいの時間でやらなければいけないかが見えてきますので、無駄な時間を削ろうと思うわけです。

 ゴールが見えていると、モチベーション維持にもつながりますよね!

タイムマネジメントの方法

私の試した、タイムマネジメントの流れはこのようになっています。

猿の親子タイムマネジメントの方法

チェックボックス自分の作業効率を知る
チェックボックス目標(〆切)を設定すること
チェックボックスタイムマネジメントのためTO DOリストを作成

具体的に解説していきます!

自分の作業効率を知る

仕事の効率化を計画的に実現するためには、どの程度の仕事をこなせるのか、という作業効率を知ることが必要になります。

一日あたり、どの程度の仕事量をこなせるのかを正しく認識することができなければ、週当たり・月当たりの作業目標を設定することはできません。

長男 猿一
タイムマネジメントは、目標を設定することが大事だからね!
次男 鶏二
自分がどのくらいの時間で作業ができるのかは、知っておいた方がいいよ!

毎日こなしている決まった仕事というのは、慣れているはずなので時間もそんなにかかっていなさそうなのに、いざ時間を計ってみると実は結構な時間泥棒をしていたりするものです。

マンネリ化している仕事、何も考えなくてもできる仕事というものほど、作業効率を見直してみる価値はあります。

慣れている仕事ですから手の抜き所もわかっていると思いますので、そういうところから時間管理のメスを入れていくといいでしょう。

長男 猿一
時間が削れるところ、短縮してもいいところはバサッと切ってしまうのです。
次男 鶏二
思い切りが大事。

まずは毎日どのくらいの仕事を、どのくらいの時間でこなしているかを把握してみましょう。

大体の時間でもいいですし、ストップウォッチを使って秒単位で計ってみてもいいです。

長男 猿一
毎日時間をはかって、記録を更新していくってのも面白そうだね!
目標(〆切)を設定すること

作業効率を上げるには、まず自分の作業時間を把握すること、そして次に最終目標を設定することです。

最終目標の設定をするというのは、例えば○時までに業務を終了する、ここまでの仕事を今日中に終わらせる、などの〆切みたいなもの。

最終目標と作業効率がわかれば、仕事全体のスケジュールを立てることが可能になります。

作業効率に応じて最適な時間配分を行い、スケジュールに沿って仕事を進めていくことを目標にすれば、現在どの程度まで仕事が進んだのかという進捗状況が一目でわかるようになり、仕事の達成具合を正しく認識することができるでしょう。

認識することでペース配分を考えることもできます。

無駄話や休憩がやたらと多い人は、自分のすべての仕事量と自分の作業効率を把握していない場合が多いです。

今こなしている仕事が、何の仕事であとどのくらいで完了するのか、そのことが分からなければ仕事の効率化が実現することはあり得ません。

全体の進捗状況と目の前の仕事の関わりを正しく認識することが、仕事の効率化に繋がっていきます。

タイムマネジメントのためTO DOリストの作成をしよう!

限られた時間の中で効率よく仕事を進めていくためには、緊急性の高い仕事から片付けていくことが基本となります。

やはりTO DOリストの作成は必須です。
TO DOリストというのは、やることを書き出したリストのことです。

長男 猿一
大きいプロジェクトなどは、細かく細分化したタスクにしておきましょう。

締め切りの迫った仕事やクレーム処理など、緊急性の高いものは上に置いていきます。
そして、上から順に手を付けていくのです。

猿の親子私のTO DOリスト作成法

  1. 仕事を並べる
  2. 優先順位をが高いものを上にする
  3. 上から順にこなしていき、終われば終了

まずはやらなければいけない仕事、書類を机の上に全部並べます。

そして、締め切りが近い順に書類を並べ終わったら、仕事の内容によって優先順位を決めてより重要度が高いもの、手間がかかるものを上にしていく(優先順位を高くする)といいでしょう。

積み上がった書類が全部消えたら、今日の仕事は終了です。

TO DOリストアプリも便利!

 

周りのすごい人をまねる

いきなり効率的に作業をしよう!とは言っても、どうすればいいのかわからないものですよね。

困った時は、上手くいっている人の真似から入るのが簡単です。

仕事が早い人、ミスの少ない人を見て、聞くことができるなら質問して、どんな方法を取っているか探って自分も実践してみます。

長男 猿一
周りがだらけきっていてまったく参考にならない場合は、本から勉強するのも良いでしょう。

ただ、個々によってそのやり方が合う、合わないがありますから、合わないところは自分なりに改善していくのです。そのようにして自分に合った作業効率の良い方法を探していきます。

私の上司に、電話をかけながらパソコンを打ったり、部下にジェスチャーで支持を出したりできる方がいました。あれはすごい。

自分の土俵(デスク)をいつもキレイにする

え?なんで作業効率を上げるのに机をきれいにしとかなきゃいけないの?

そう思った方もいらっしゃるでしょうが、これは私のダメ上司から勝手に悟ったことです。

いつも探し物をしている上司がいました。

「あれがない、これがない」
毎日の話です。

そういう方に限って「忙しい」「早く帰ることができない」と、気が付けばお菓子を食べながら無駄話ばっかりしています。

時間管理の意識が高い人は、デスク周りがキレイに片付いていることが多いのではないでしょうか。わたしはそう感じます。

雑然とした机だと、必要な時に必要な物が見つからず、時間を大幅にロスしてしまうんです。

長男 猿一
探し物をすると、集中力も途切れちゃうしね。

労働時間を1日8時間とすると、なんと年間で19日分も何かを探している、というデータもあるくらいです。

これは、タイムマネジメントで時間管理をする以前の問題です。

アイコン【デスク整理】作用効率アップ!キレイな机で仕事の時間短縮を!

とにかくメモを取る

私はメモ魔です。

仕事の時もそうですが、家事をしながらも何か思いつけば、すぐにチラシを小さく切った裏紙に走り書きをしています。

なぜそんなにメモを取るのかというと、メリットがとても多いからです。

猿の親子メモを取るメリット

チェックボックス時間短縮になる
チェックボックス今現在の仕事に集中できる
チェックボックス相手に敬意を示すことになる

裏紙とペンさえあれば簡単にできる、このストレスフリーな方法です。

時間短縮になる

メモを取ることで「何度も聞き返す」時間がなくなります。

メモのポイントがつかめてれば、上司の指示も一発で聞くことができますから何度も聞き返す事がありません。

自分にとっても相手にとっても時間節約になります。

今現在の仕事に集中できる

人間、物事をすぐ忘れるものです。

それは自分が抱える仕事の量に関係していきます。

メモを取ることで、そこに文字として残るわけですから、もう忘れてしまっても構わないわけです。

私がメモを取っていてよかったと思うことは、ある急を要する仕事をしてる時に上司から仕事を頼まれた時です。

本心は「今忙しいから後にして!」と言いたいところですが、ここでメモの登場です。

上司の指示のポイントになるところを箇条書きしておきます。
そしてすぐ忘れます。
上今やっている緊急の仕事に戻るのです。

そして緊急の仕事をかたずけてからメモを見返し、しっかりと上司の仕事を遂行するわけです。
心の余裕も持てますし、何より「メモを取っているから忘れても大丈夫」という安心感があります。

相手に敬意を示すことになる

メモを取っているとき、相手の方が自分が書き終わるのを待ってくれたことがありませんか?

それは、話をしている相手もこちらを見ているということですよね。

しっかりと相手の顔を見て、頷きながら話を聞き大切なポイントをメモする姿は、相手に「自分の話をしっかり聞いてくれている」という誠実な印象を与えるものです。

どんどんメモをとって、そして忘れよう!

自己完結できない仕事は優先順位を高くする

周りを巻き込む仕事は先にやりましょう。

相手の仕事が終わるのを待ってる時間って、長く感じませんか?
それは相手も同じです。

例えば、打ち合わせの日取りなど、相手の返信を待たなければいけないものは、必ず真っ先にやるようにします。

決断力を上げる

迷っている時間がもったいない!ってことはありませんか?
私、結構優柔不断で、外食でのメニューも失敗したくないから時間がかかります。

後から考えると、この時間ってすごく無駄です。

決断力を上げることは、訓練で改善できるんです。

例えば、例に挙げた外食の際のメニュー決め。
あれこれ迷わずに、1分以内に決めるようにします。

また、普段から「私ならこんなときにどうするか」という事を考えるようにするのも、とても良い訓練になります。

訓練しておくことで、いざ自分に同じ問題が降りかかってきたとき、すぐに決断できるようになります。

仕事のタスクを分割する

大きい仕事をこなすときに効果的な方法は、時間がかかりそうな仕事を小さくしていくことです。

例えば、クリスマスでよく食べる鶏の丸焼き。
そのままかぶりついていると、そのうち飽きてくるもんなんですよ。

そこで細かく切って、その日のうちに食べきれなければ次の日にチャーハンにしたり棒棒鶏にしたりします。

このことを仕事に応用します。

「本を1冊書く」という作業をしてみる事にします。
これだけだと、スケールが大きすぎていったい何をしたらいいか分かりませんよね。

そこで仕事を細分化するのです。

●テーマを決める
●どんなことを書くか整理する
●見出しを決める
●書く
●チェックする

このように、細かく仕事を区切ってみると、先ほどよりももっとできそうな気がしてきませんか?

大雑把に書きましたが、これでも辛く感じてしまうなら、例えば「書く」というところ。
1日〇ページ書くというように、もっともっと細かく設定しても良いのです。

時間が許す限り、仕事を前へ進めておくようにしましょう。

休憩時間の使い方を工夫する

休憩時間は休憩をするためのもの。
もちろんその通りです。

しかし私の考えは、せっかく午前中で頭の回転が良くなったのに、ここで止めちゃったらもったいないと思っているので、休憩時間は何かしら行動をするようにしています。

1度回転が衰えると、再始動するまでに時間がかかる脳は、まるで冬場の車のエンジンと同じです。
エンジンはかけっぱなしで最後までいきたいものです。

では皆さんはどんな休憩時間の使い方をしているのでしょうか。
午後も活発に仕事をしている方の、休憩の取り方を調べてみました。

 

猿の親子休憩中の過ごし方

チェックボックスデスクワークなら体を動かすと効果的!
チェックボックス昼寝をする
チェックボックス自分の好きな事をする
チェックボックス時差休憩を取ってリラックスする
チェックボックス甘いものを少し食べる
チェックボックス太陽の光を浴びる

 

デスクワークなら体を動かすと効果的!

デスクワークの方が実践している休憩方法は、散歩をする、ストレッチするなど、身体を動かす人が多いようです。

血のめぐりが良くなり、リフレッシュして午後の仕事に打ちこめます。

リモートワーク中の私がハマっているのは、ダンスを踊ることです。

YouTubeで「痩せるダンス」で検索すると、短時間でできる動画がたくさん出てきます。

子どもたちのいる前では恥ずかしいけれど、昼間の学校や保育園に行っている間に一人で踊るのは最高です。

汗もかけるし、気持ちもリフレッシュできます。

昼寝をする

効果的な休憩をとる、としいうことに関してかなりの効果を発揮するのが「昼寝」です。

寝ることで脳がリフレッシュされるだけではなく、目を閉じることで疲れ目もすっきりします。

眠りのメカニズムから考えると、15~20分ほどが望ましいようです。
それ以上寝てしまうと頭がぼんやりとするばかりでなく、逆に効率が落ちてしまいます。

休憩時間の昼寝を推奨している会社もあるくらいです。

自分の好きな事をする

休憩時間中は自由時間なわけですから自分の好きなことをする、という方もいます。
通勤時間もさることながら、貴重な自分一人の時間を確保できるのは、休憩時間です。

自分の好きなことをしている時には、非常にリフレッシュした気持ちになりますよね。

好きなことをしていると時間は短く感じますが、それは、集中し、仕事以外のことを考えて脳がリフレッシュしているからです。

しかも頭はフル回転し続けているわけですから、午前中でフル回転した脳の動きも止まることはありませんので、スムーズに午後の仕事に入っていくことができるでしょう。

雑誌を読む、クロスワードをする、ゲームをする、音楽を聞く、楽しいことはたくさんあります。

時差休憩を取ってリラックスする

休憩時間を周りとズラすと、ゆったり休憩することができます。
可能であれば是非お勧めしたい方法です。

世の中の昼休憩といえば12:00~13:00。

この時間は食堂や店はどこも混雑していますよね。

食券を購入するのに行列に並ぶこともしばしば。並ぶ時間が結構かかったりもするんですよね。

その時の会社内の事務所といえば…実は静かだったりするのです。

しかも取引先の会社も休憩時間なことが多いので、かかってくる電話も少ないわけです。
この時間を使わない手はない!と仕事に励んでいる方もいらっしゃいます。

休憩を取るのは周りのみんなが帰ってきてから。
食堂も空いていますからゆっくりご飯をいただくことができますよね。

また、周囲の会話が煩わしいと思っている方にもこの方法はおすすめです。

甘いものを少し食べる

疲れたときには甘い物、とはよく言いますが、チョコなどの糖分を豊富に含んだものを食べることは午前中の疲れを取るには効果的です。

中には積極的に甘いものを食べない方が多いかもしれませんが、疲れた脳にはなんといっても糖分が一番です。

チョコレート1カケでも違いますよ。

太陽の光を浴びる

室内に閉じこもっている場合、一旦外に出て太陽の光を浴びることをおすすめしている学者がいます。

脳内の分泌物でセロトニンというものがあります。

このセロトニン、うつ病とも密接な関係があり、この分泌が滞ることがうつ病の原因のひとつとも言われているものなのです。

日光を浴びることでセロトニンは活発に生成されはじめます。

仕事をしていれば楽しいことばかりではありませんから、ちょっと気分が落ち込んでしまうこともありますよね。

そんなときには外に散歩がてら、セロトニンの量を増やすことを意識すると気分がすっきりします。

30分単位で仕事を管理してみる

集中している時は時間がたつのが早い、と言いますよね。
私もそういう経験は何度かしたことがあります。

このテーマを研究するにあたり、自分の集中力は大体どの程度持つのか気になりまして、仕事の区切りに時間を見るように心がけてみました。

私の場合は40分くらい。
あぁ、今すごく集中したな、と思った時でも1時間くらいでした。思ったよりも短いものです。

世間一般で見てみると、40分~90分、という方が多いようです。

この時間を仕事に結びつけてみたらいかがでしょうか。

つまり、集中力が切れたことに違う仕事をする。
また集中力が切れてきたら次の仕事を…

私がやってみた結果、キリの良い30分ごとに仕事を交換すると、仕事に集中できる確率が高いような気がしました。

長男 猿一
一つの仕事とずっとにらめっこしているよりは、時間制限を決めて次々やっていった方が効率がいいかもしれないね!
次男 鶏二
制限時間があることで「早く終わらせよう」という気持ちにもなるしね!

 

仕事の立ち上がりを良くする

通勤ラッシュで揉みくちゃにされながら会社に着き、自分の席に座ってちょっと一息。
周りの会社仲間と雑談でもかわし、ちょっとお茶を…

パソコンに電源を入れ、メールをチェックするが、一向にやる気が起きずただ眺めているだけ…
そのうち自分あての電話が次々とかかってきて、あっという間に午前中が終わる。

気が付けば何一つ仕事が終わっていない…そんなことはありませんか?

今の一連の流れで、まず問題なのは、会社に着いてからの行動です。
リモートワークなら、デスクに座ってからの行動。

「ちょっと一息」がまずいのです。
頭の中がまだ仕事に切り替わっていない証拠です。

そこで私がやった方法をご紹介します。

猿の親子仕事の立ち上がりをよくする方法

チェックボックス通勤時間で頭の中を家庭→仕事へシフト
チェックボックス仕事から主婦モードの切り替えも大切
チェックボックス簡単な仕事から始める
チェックボックスとりあえず手を早く動かす

通勤途中に頭を仕事モードへ切り変えておく

会社に着いたらすぐに仕事を始められるようにするには、通勤途中から頭を仕事モードに切り替えておくことです。

通勤手段が電車の場合、スマホで仕事のメールをする、仕事関係の書類や本に目を通す、今日の仕事の段取りを考えておくなどをして、通勤から頭を主婦モードから仕事モードに切り替えておきます。

長男 猿一
特に「今日の仕事の段取りをする」は効果抜群!モチベーションもアップするよ!

通勤手段が徒歩、自転車、車の場合でも同様、両手がふさがっている場合が多いですから、頭の中で今日のプレゼンのシュミレーションや、朝一番、会社に着いたら何をするかを考えておきます。

中には、自己啓発本をオーディオブックで聞きながら、仕事モードに切り替えている方もいらっしゃいます。

こちらをチェックデジタルブック・オーディオブックは便利すぎる!最近の読書事情

このように、会社に着く前に頭の中を仕事モードに切り替えておくことで、デスクに着いたらすぐに仕事にとりかかることができるのです。

仕事から主婦モードの切り替えも大切

帰宅の時は仕事から主婦モードに切り替えます。

仕事モードで子どもたちのお迎えに行くと、疲れが顔に出て怖がられることも…。気持ちを切り替えて明るく接したいですよね!

帰宅時は夕食のメニューを考えたり、趣味の本を読んだり、スマホで気になる情報を仕入れたり、とにかく仕事以外のことをします。

仕事のことを家庭に持ち込むのは、私はあまり好きではありません。

なので、例え会社で嫌なことがあったとしても、帰宅の時間ですっきりさせて子どもを笑顔で迎えに行くようにしています。

このように、次の行動を意識して間の時間を使うことは、次の行動にとってはとてもプラスに働きます。

とりあえず簡単な仕事から始める

どうしてもやる気が出ないときは、頭で考えるような仕事は後回しにして、のほほんとしながらでもできる「作業」から始めてみてはいかがでしょうか。

例えば私がよくつまずくのは、企画書の出だし、ブログの書き出し、手紙の出だし…

最初で早くもつまづいてしまい、その後もずっと書けないでウンウンうなっていることがたまにあります。

特に目上の方への手紙や、ブログの書き出しは、慣れていないからかいつも深く考えすぎてしまう傾向があります。これではいくら時間があっても足りないというものです。

そんな時は出たしは後回しにして、2行目から書機初めて見るのはいかがでしょうか。

案外、2行目からならスラスラと書けたりするものです。
2行目とはいわず、最後のまとめから書き始めるのもよいですね。

そして最後に1行目に戻ります。

このように「できることから先にやってしまう」のも時間短縮になります。

必ず、最初からやらなければいけないという決まりはないのです。

次男 鶏二
結果が良ければすべてよし!

頭を使う企画書は後にし、先にメールの整理からしてみるとだんだん頭の回転がかかっていき、企画書も難なく手を付けることができるようになる可能性があります。

無駄に手を早く動かす

気分がどうしても乗らないとき、私は「無駄に手を早く動かす」ことを意識的にやって、やる気を出すことが多くあります。

例えば、めちゃくちゃ早くパソコンのキーボードを打ち込むとか、資料の並べ替えを忍者もびっくりの素早さでやる、とか。

普段の生活でも、いつもより早歩きしてみるとか、歯を目にも止まらぬ速さで磨くとか、皿をマッハのスピードで洗うなど。

するとなぜでしょう、やる気に火がついてくるんですよね。

多分、生活のスピードが上がるからなのでしょう、リズムテンポが上がってくると「はいっ!次の仕事っ!」と次々に仕事をこなしていけるんです。

前倒しで仕事をする

締切がある仕事、ありますよね。

「締切までまだまだ時間があるから大丈夫」と余裕をかましていたら、あっという間に明日が締切だった…ということありませんか?

明日までの書類作成があるとします。
「明日があるから大丈夫!」と思って中途半端にして帰宅した次の日「子どもが高熱を出してしまった!」となったらさあ大変!

仕事の書類作成の締切は今日だし、子供は高熱だからもちろん保育園には連れて行けず、病院につれて行かなくてはいけない…いつもこんな時に頼っているお姑さんは旅行中…
こんな時の焦りっぷりは目に見えています。

こんなことにならないよう、明日までの締切だったら今日中、17時までの締切だったら今すぐやってしまうのが、心の余裕もでき何かイレギュラーがあっても安心なのです。

しかもこの習慣を身に着けておくと、時間に追われている感覚から、時間をうまく使っている感覚でいることができますので、精神面でも健全です。

本来の〆切の前に、新たに〆切を再設定するのも効果あり!

仕事を同時進行してみる

1つの仕事にかかりっきりになってしまうと、考えが煮詰まってしまって手が止まっていることがあります。

特に長丁場になる仕事は、こういうことが起こりやすいものです。

しかし私たちは、抱えている仕事は1つだけではないはずです。
それをうまく使って気分転換をしてみてはいかがでしょうか。

例えば、今日やる仕事がこんなにあったとします。

・記事の作成(30記事)
・会議の準備(資料のコピー・会議室のセッティングなど)
・伝票の整理
・資材発注

30記事の作成はとてつもなく時間がかかるもので、朝から晩まで記事作成をしていると、当然煮詰まります。

そのうち書く言葉がさっぱり浮かんでこなくなったり、全く違うこと(例えば夕飯何にしよう…とか)が頭の中をよぎったりしてしまいます。

これは全く仕事に集中出来ていない証拠です。

無駄な時間ですので早急に何とかします。

どうするのかというと、間に他の仕事を入れていくのです。

会議の準備、コピーを取ったり会議室のセッティングをして身体を動かすも良し、伝票整理をして手を動かすもよし、記事とは全く関係のない資材発注で頭を切り替えるのも良し。

基本の仕事の柱は30記事の作成にして、煮詰まったらちょっと他の仕事をして気持ちをリフレッシュし、また30記事作成にもどる…。

そうすると、30記事作成で煮詰まっていた頭の中もクールダウンされ、また新たな記事が浮かんでくるものです。

1日でいくつか違った仕事をこなすことが、精神的好調につながっていくのです。

 

まとめ

ハードスケジュールになるような気もしますが、実際にやってみると意外とできるもの。
しかも、疲れるどころかエンジンがかかってきてどんどん仕事がはかどることもあります。

定時まであっという間に感じることもあります。

仕事をするのなら、どうせだったら結果も残したいですよね。
そのためには、人間平等な時間を色濃く生きる必要があります。

時間に色を付けて水に流すなら、薄い色よりも真っ黒に染めて流したいものです。

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