デスク整理のポイント 目指せ!仕事のできる兼業主婦!

デスクの使い方でその持ち主がわかる!

デスクの使い方でその持ち主がわかる!

デスクがきれいな人は仕事ができるという噂があるのをご存じですか?
そういわれてみると、確かに会社で周りを見渡してみれば「仕事ができるなあ」と思う人は机がキレイな人が多いです。

仕事ができる人は、取捨選択と優先順位を付ける能力に長けているため、机を整理整頓するのも得意なのだと言われています。
必要な物といらないものを瞬時に見分ける能力も鍛えられているので、仕事においてのとっさの判断力も磨かれている、というわけです。

対して、仕事ができない人の机はどうか考えてみましょう。
いつのものか分からないほど変色した書類が山積みされていたり、用済みのメモ用紙、そしていつも何かしら探し物をしている…こんな感じで整理整頓が全くできていないようです。

必要な物と必要でない物がわからないため、とりあえず全部とっておいているのです。
そのうち、自分の物を把握するキャパシティを超えてしまい、自分が何を持っているかもわからなくなっています。

そういったデスクが汚い人は、机のみならず、大抵PCのデスクトップやメールボックスも同じような状況だと思われます。

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机を整理整頓できない理由

どうしてこのような整理整頓ができていない状況になるかと言いますと、やりたくないことは後回しにする、ということが挙げられるのではないでしょうか。
やりたくない仕事はどんどん後回しにして手つかずの書類も溜まっていき、そして仕事も溜まって行き、机も汚くなっていくという具合です。

机の上の状態が物や書類に溢れ、資料が散乱し、必要なものと不要なものが混在し、パソコンのデータもしっちゃかめっちゃかになっていると、そんな見た目と同様に頭の中の状態も整理がつかず、仕事の優先順位を決められず、トラブル解決もできなくなり、仕事面では余裕がなく忙しく感じてしまい、常に追われているというなんとも騒がしい状況に陥ります。

このように、机の上の状況と、頭の中の状況と、仕事の状況は連動しているように思います。

まずはデスクの生理整頓をして心をスッキリさせる

「仕事で心の余裕がない」と感じたときはまず、机の上の整理から始めて、この悪循環を断ち切ることをおすすめします(管理人実践済み)。

余計な物がない机、整理整頓された机では、視覚に余計なものが入らないためか仕事への集中力や処理能力を高めてくれます。

机をキレイに整理整頓しておくというのは、仕事をする上での基本です。他者から見ての印象もグッと良くなります。
きれいな机で、ストレスなく仕事ができる環境を整え大いに仕事に集中し、NO残業を目指しましょう。

まずは自分なりに整理してみよう!

仕事に集中できるような環境作りについて、整理整頓の仕方を紹介します。

まずは自分なりに整理整頓してみることです。その「整理しよう」と思えた気持ちがとても大切です。
一度自分なりに整理整頓してみて、それで「もっと美しいデスクにしたい!」と思ったときに、以下に書いているポイントを参考にしてみてください。

整理整頓の意味

整理とは「必要なもの、いらないものを区別すること」で、整頓とは「使いやすいように配置すること」を意味します。

視界に入ってくる情報量が少ないほど、つまり机の上に余計なものがないほど脳のストレスが軽減され、仕事に対する集中力が高まります。

生理整頓の基本的な流れ

まずは普段使わないような物は、全て引き出しの中に片づけてしまいましょう。
すべてはそこから始まります。

そのあと、引き出しの中の整理を始めます。

いらないものを捨てる

ここからはいろいろと工夫のしどころですが、まずはいらない物はどんどん捨てます
物を減らさないと整頓がとてもしにくくなるからです。

特に私物は極力減らすのが良いと思います。「ここは仕事をする場所、くつろぎに来ている場所ではない」ということを自覚させるためです。

勤務年数が多い人ほど、私物でゴチャゴチャしているデスクでくつろいでいるように思います。
「仕事をしやすい環境でのびのび仕事をしてもらいたい」という会社方針もわかりますが、やりすぎはよくありません。
そこはわきまえるべきだと思います。

そして要らない書類は定期的に捨てるようにします。1週間に1度は今持っている書類を見直す習慣をつけたほうが良いですね。

そして書類や資料は自分の判断で捨てる習慣をつけましょう。判断力を鍛える、良い訓練になります。

単に整理整頓の枠を超えて、仕事上でのいざという時の判断力を鍛えるのに役立ちますので是非やってみてください。
そして書類を整理することによって、探していた書類、未処理の書類が出てくるかもしれません。

引き出しの使い方の工夫をしてみる

さて、必要のない物を処分したら、引き出しの使い方を工夫をしてみます。
1段目には筆記用具、2段目には作成中の資料など、それぞれの引き出しに役割を持たせ、物には住所を作り何を入れるか決めておくことが大切です。

机の上には、これからやる仕事に必要な物だけを置くようにした方が良いでしょう。

私の場合は「今日の仕事」を優先順位をつけて上から重ねて置いています。
これは私なりのTO DOリストです。あとは上から順番に無心でこなしていくだけです。
帰宅時間には、この平積みの書類が全部なくなるよう、ただひたすら努力します。

TO DOリストといえば、目の前のPCモニタなどに、付せんなどたくさんペタペタ貼っている人を見かけますが、先ほど申し上げた「視界に入ってくる情報量が少ないほど、つまり机の上に余計なものがないほど脳のストレスが軽減され、仕事に対する集中力が高まる」という観点から言うと、貼りすぎは注意散漫になるため最低限にとどめたほうが良いと言えるでしょう。

だったら貼る場所を変えてみるのも手ですよね。例えば横にちょっとした段差を作ってそこに貼る「コルクボード的感覚」とか、手帳に貼る、など、いろいとアイデアが出てきそうです。

まずは一番上の引き出しだけ整理

デスクの引き出しは、ちょっと入れておきたい時に手早くしまえるから便利です。もちろん取り出しも簡単。

その反面、とりあえずのつもりでしまったモノを後で整理整頓しないと、必要な時に必要なモノをパッと取り出せないといった不愉快なことにつながります。
気が付けば、化粧ポーチや袋菓子などの私物が事務用品と一緒に混ぜこぜになってたら、確実に仕事に支障がでてしまいます。

ゴチャゴチャに物が散乱しているデスクの引き出し、まずは一番上の引き出しをキレイに整えてみましょう。

引き出しの中のモノをいったん外に出して広げ、今自分がしまい込んでいるものをまず確認します。

そして使用頻度で仕分けをします。いつも使うモノ、まったく使っていないモノ、すぐには使わないモノの3分類が目安です。
その際に、使えないとか壊れているモノは持っていてもしょうがないので処分して、予備のモノや使わないモノは備品庫に返却します。

いつも使うモノ以外で保管に迷った物があるなら、一時保管用の箱か袋に入れて、使う場面があるかどうか1カ月間様子を見てみると「捨ててしまって失敗した」ということにはなりません。もしも使わなければ、処分です。

引き出しの中は区切って使いやすく整理

最後に、使うモノだけを引き出しの中に戻します。
引き出しに備わっている整理トレーが使いにくい時は、そのトレーを外して出し入れしやすく改良しましょう。ここは兼業主婦の知恵の見せどころです。

プラケースや菓子の空き箱が仕切り用に使えます。会社には意外とお菓子の空き箱やお茶の空き箱なんかがゴロゴロしているもんです。総務の方に聞いてみるとわかります。
浅めの引き出しは小物を重ねずに、パっと見て全体が分かるように平置きにするのがおススメです。
パッとみてわかるように置くことから、よく使うものはここに入れておいていいのではないでしょうか。

忙しくて片付けする時間もないという人もいるかもしれませんが、実は片付けをするより、片づけをしない方が結果的に時間を無駄にしてしまうことが多いようです。
一気に片付けようとすると、確かに時間はたくさんとられてしまいますが、場所を決めて少しづつやっていけばそんなに時間を取られることはありません。ちょっと疲れた時、ほっと一息ついでにこの箇所を整理してみる、など、コツコツやっていけばさほど苦ではありませんよ。

書類は立てて収納が基本

平積はNG! 書類は立てて収納が基本です。

資料や提出書類、ノートやメモなど、オフィスのデスクはなにかと書類がたまりがちです。忙しい人なんて特に書類が各所からたくさん集まってくるのではないでしょうか。
気づけば一日の始まりはいつも探し物から始まるという人もいるかもしれません。
そんな方はもしかして、書類を平積みにしていませんか? 書類の山が崩れると、隣接するデスクにまで迷惑をかけてしまいますし、見た目にも美しくありません。

山積みにしても覚えていられる自信がある方は最高ですが、積み重ねた時点で整理がしにくくなるのが紙モノの宿命であります。

そんな整理しづらい平積み書類ですが、これらの書類を立てて整理整頓しておくだけで変化がおきます。

クリアフォルダを使って整理

案件ごとにクリアフォルダーに入れて、進行中のものはファイルボックスにまとめて収納します。フォルダーの中身がわかるように、ラベルを貼るともっとわかりやすいです。
資料と重要書類とを区別するために、フォルダーを色分けしてもよいでしょう。提出期限のあるものは、期日を入れておくのも有効です。

私の場合は未処理のものは「未」、保留中のものは「保」と大きく書いたメモ用紙を、書類を入れたクリアホルダーの最初に見えるように入れて置いています。
その他保存して手元に置いておくものは、案件名をシールに書き、クリアホルダーに貼っておきます。

朝会社に着いたら「未」の書いてあるクリアホルダーを全部出し、優先順位を決めればいいのです。
未処理の仕事が終わり、「未」と書いたメモ帳をゴミ箱に捨てる時、快感ですよ!

BOXを使ってひとまとめに!

デスク上に置くのはボックスを一つまでと決めておけば、デスクが広々と使えて平積みのときとは大きな差が出ます。そして、ボックスが満杯になったら不要な書類を処分する、という習慣をつけます。
必要な書類だけに絞っておけば、サっと出せるから仕事の能率がグンとアップしますよね。
終業時はサっと片付けて帰りましょう。

ある資料を探し出そうとしても片付けができていないと無駄な時間がかかってしまいます。それが今日だけではなく、ずっと続くのです。探し物で残業するなんて、馬鹿らしいですよね。
しかし、一度片付けをしておけば、その後はすぐに資料を見つけ出すことができるようになります。一度整理整頓しているので、置いてある場所が分かるからですね。
せめて1ヶ月に1回くらいは時間をかけて机の片付けをした方が、結果的には効率的なのです。

置いていいものを厳選する

机やテーブルの上の物はできるだけなくしておきたいところです。
その方が見た目も美しいですし、何か作業をする気力も生まれてきます。

私は決まり事を作っていて、机・テーブルの上に置いていい物は2つだけと決めています。
テレビがある、みんなのくつろぎの場のテーブルの上は、箱ティシュとTVのリモコンだけ。
私の仕事場のデスクにはPCと手帳だけ置いておいても良いことにしています。
他の物は定位置を他に作って、その場所に片付けます。

必ず1日に1回は机やテーブルに上を決めたセッティングにする習慣をつけると、綺麗さがいつまでも持続します。
くつろぎの場のテーブルの上は、みんなが自室に入った後、仕事場のデスクのうえは仕事終了後には必ず物が2つしかない状態にします。

美デスクはメリットがたくさん!

では、デスクが美しいことでどんなメリットがあるのかを見ていきましょう。
これを読んだら、今すぐにでも机を美しくしたくなるはずです。

どこに何があるのかすぐに判る

デスクが整理整頓されていると物を探す必要がなくなります。
どこに何をしまっているのかがわかるので『探す手間』が無いのです。
さらに整理整頓されているだけでなく物自体が少ないと、そのあと散らかることがありません。散らかすものがないからです。

デスクの上だけでなく引き出しの中までもが物だらけだと、探し物を見つけるにも一苦労です。探し物をする姿を客観的に見ても、消して美しい人とはいえません。

探し物をする、という作業に同じ時間を使うなら、整理整頓に時間を使ったほうが物に振り回されずに済みますよね。

時間を節約できる

必要な書類が見つからずに、何十分も時間を使ったことは無いですか?
そういった時間は、すごく無駄です。定時に帰れるなんて夢のまた夢。
特に書類を山のように積み上げていると、探すのにとても時間が掛かってしまいます。

でも、ちゃんと日ごろから整理整頓をしておけば、必要な時にすぐに目的のものを見つけることができる話は今まで散々してきました。無駄な時間を使わないためにも、日頃から整理整頓を心がけていたですよね。

部下への手本になる

基本的に部下は上司の事をよく見ています。
仕事の事を見て覚えてくれるとありがたいのですが、仕事以外の事もしっかり見ているものです。
部下から見られている事を意識することで、整理整頓の意欲が湧くかもしれませんよ。。

『自分の上司がこうだから。』こう思われては部下への教育にもなりません。

部下からの敬意や尊敬などの意識により、仕事のしやすさも変わってきます。
特に私たちは「女性」なのですから、仕事は例え男性モードになっていたとしても、自分の戦場は美しくあってもいいのではないかと思います。

集中力が変わる

仕事の良し悪しは集中力でも変わります。
上記しましたが、デスクが汚い場合はやはり集中力に影響がでます。
余計なものが目に入るんですよね。
使わない物は即撤去した方がいいですよ。

まとめ

たかがデスク。されどデスク。
デスクの使い方一つで仕事の効率が変わると考えるべき根拠は出そろいましたね。

早速手始めに、デスク上の余計なものを、引き出しにしまうことから始めましょうか。
やり始めるまでが億劫なんですが、整理し始めるとね、結構楽しいですよ!

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