締め切り効果を使って仕事をこなし、早く帰って家事をするぞ！
何かをしながら別なことをする事は時間節約術の基本中の基本ですよね。
2個の同時進行は慣れてきたので、3個同時進行できないかな…なんて考えています。ちょっと欲張りすぎですかね。
会社内での時間の無駄がないかを見直すのは大切なことです。
良く聞く話は始業時間になってもいつまでも新聞を読んでいる、とかダラダラしている、という話です。
実際私の会社にも、いつまでもダラダラと話ばっかりしているお局様がいらっしゃいます。
「早く終わらせて早く帰ろう、という気がサラサラないんだろうな」と思って黙っていますが、こっちは定時に帰らなければいけないのでそんな暇ありません。
就業時間内でテキパキ終わらせるように努力し、さっさと帰っちゃいましょう。
まず、今すぐできる簡単な時間短縮法は、頭の動き(または手の動き)が止まっていないか確認することです。
頭や手が止まっている、ということは、無意識にボーっとしていることになります。
1度止まってしまった頭や手は、また動き出すのに時間がかかってしまいますから避けなければなりません。
休憩時間に休みは取ることができるわけですから、ここはしっかり働かせていきましょう。
それでもまだ時短できないのであれば、それはスピードが足りないからかもしれません。
そこで、仕事に締め切りを設けてスピードアップをする方法をご紹介します。
締切効果 趣味のサイト作りで試してみた！
仕事の一つ一つに締め切りを設けると、その作業時間は結構短縮されるものです。
中には仕事時間が半分以下になる、という方もいらしゃいます。
例えば、私は今このサイトを作るにあたり、今までは1ページを心ゆくまでジックリ作成していました。
サイト作りは趣味なので、どのくらい時間をかけても特に支障はないのですが、1ページにだいたい2時間くらい、没頭してしまうと3時間くらい平気でやっていました。
「サイト1ページ作るのにすごく時間がかかるもんだ…」
と思っていました。
そこで私は、「まるで作家のような気分で、締め切りに追われてるフリをしよう」と考えてみまたんです。
さて…一体どうなるか…
結果…
1時間30分！早いと1時間で作成できたのです。
締め切り効果のメリット
まず、締め切りを設けるにあたり、無駄なことは簡単にしようと心がけるようになります。
なので、専用のフォーマットを作成し、あとは文字を打ち込めば良いだけにしました。
これだけでとても時間節約になっています。
ちなみに私は今までフォーマットなしで、マッサラなページを1から作っていましたので、今考えると「なんと無駄な時間の使い方をしていたのだろう」と思います。
他にも自分で決めた締切を守るため、事前に書くことを決めておくようになりました。
マッサラなページを見て「さて、何を書こう…」
書くことを決めて「さと、情報収集しよう。」
では時間がいくらあっても足りませんよね。
家事をしているとき、ご飯を食べているとき、通勤電車の中など、頭の中で記事の内容をまとめておくことは出来ます。
その時間を有効活用し、パソコンの前ではひたすら打ち込む！手を止めない！を目標にしています。
いろいろなブロガーのブログを読んでいると、1記事15分～30分で書き上げる人もいらっしゃるようです。
なので、私ももっと工夫すればさらに速くなるかもしれません。
締切効果 仕事に応用
趣味で実験した通り、たとえ本来であれば締切がないものでも、自分で勝手に締切を設けることによって、その時間は大幅に減らすことができました。
締切があると、「締切に間に合わせよう！」という気持ちから、自分の頭で効率をよくする方法を考えるんです。それが良い時間短縮効果をもたらします。
この効果を仕事にも発揮させてみてはいかがでしょうか。
今、どのくらい時間をかけているのか調べる
例えば、毎朝している恒例のこと、日報を書くことなど、普段どのくらいの時間がかかっているのかわかっているものから順に始めてみましょう。
その効果がすぐわかります。
私であれば朝の日報。
個人プレーの仕事をしていますので、朝に今日の仕事内容を書き上司に提出するのですが、これを今まで時間を意識せずに書いていました。
私はそれまで20分以上かけて作成していたのです。
これでは貴重な朝の時間がもったいないですよね。
締め切り時間を決める
20分もかけていたのはかなりの衝撃でした。
なので、思い切って「10分しかとらない」と決めました。
それからは時間を意識して書くようになっています。
もっと時短をすることを考えれば、朝の通勤電車でやったって良いわけです。
仕事内容は朝スマホで作り会社のパソコンに送信、あとは会社の日報フォーマットにコピペすれば5分で完成です。
というように、自分で効率を考えるようになるんですね。
締め切りの目標日時は、実際の締め切りの3分の1短くする
仕事をもらった時、大抵の場合それぞれに締め切りがあります。
3か月という長い期間の時もあれば、1週間、または今日中という短い物もあり、それは仕事によってまちまちですよね。
今日中の締め切りの仕事については、何を置いても真っ先にその仕事を優先させればいいのですが、ちょっと長めの締め切りの場合…私のように「まだ締め切りまで時間あるじゃない。余裕余裕！」なんて思ってはいけないようです。
ちょっと長めの締め切りの場合は「自分の中で締め切りを3分の1、短くする」と、事がうまく運びます。
例えば締め切りが6日後だったとしたら、自分の中での締め切りは4日後に。3か月後の締め切りだった場合はできるだけ2か月以内に終わらせるようにします。
いろいろな人と絡んだ仕事をしていると、相手に振り回されたり、待ち時間などでドンドンと時間は過ぎていくものです。
そんなことをしているうちに、あっという間に締め切りが近づいてきて…そんな時に限って子供が熱をだしたりして…とエライ目にあいます。
やはりワーキングマザーの仕事には「時間の余裕」が必要不可欠なようです。
しかし多くのワーキングマザーは時間の余裕を見ずにスケジュールを立ててしまいがちです。
学生の頃を思い出してみてください。
期末試験は科目も多く、やりがいはありますが時間がありません。
事前に計画をたててコツコツやっておけばよかったのに、試験日間近になって焦ったことはありませんか？
また、計画はいっちょ前に立てたは良いものの、わからないところが沢山出てきて調べるのに思わぬ時間を取られタイムオーバー…
こんなことになるんだったら、もっと前から準備しておけば良かった…なんてことはなかったでしょうか。
「後悔先に立たず」
にならないように、やはり余裕をもって仕事を終わらせることがベストなのです。
定時後に予定を入れて締め切りを作る
毎日のように残業していて「これじゃまずい」と思っている方、どうしても残業になってしまう方は、定時後に予定を入れると会社での時間の使い方を真剣に見直す事が出来るかもしれません。
これは仕事のできるワーキングマザーから学んだことですが、ワーキングマザーは子供の保育園へのお迎えがあるのでどうしても決まった時間に退社をしなければいけません。
保育園の預かり時間が決まっているからで、これに遅れると追加料金はかかりますし、保育園の先生の迷惑にもなります。そして何といっても子供が動揺します。
何としてでも退社しなければいけません。
制約がきつければきついほど、人というのは集中力を発揮するものです。
仕事終わりに何も予定がない人は、だらだらと仕事したって時間はあるわけですから残業しても「ま、いっか」と思います。
しかしこれがなにか予定が入ってる、しかもワクワクするような予定だとどうでしょう。
朝からトップギアで仕事を頑張ってしまうのではないでしょうか。
定時後に友達と会う約束をしたり、資格の勉強のため学校に通ってみたり、趣味の習い事を入れてみたりして、まずは定時で帰りやすくする、定時を意識できる予定を入れてみましょう。
そして時間内に仕事を終わらせ結果を出し、定時で帰りやすい環境を作っていくと、その後も定時で帰りやすくなります。
締切効果は家事にも応用できる！
締切効果は仕事だけならず、家事にも応用できます。
例えば洗濯物です。
我が家は洗濯機に乾燥機はついていませんので、自分の手で干さなければいけません。
(乾燥機付きの洗濯機でも、手で干さないと縮んでしまうそうですね…)
そして私は洗濯物を干すのはあまり好きではりません。
だったらこれに時間制限を設けてやってみよう、と思いました。
時間をオーバーしても特にペナルティはないですが、まぁゲームのようなものです。
本気を出せば10分で終わってしまうことがわかりました。雑ですけどね…
このように、例えば皿洗いや料理も、開始時間にちょっと時計を見て「よし、10分で終わらせてみよう」と締切をつくりやってみると、意外と楽しいですし、しかも早く終わってしまいます。
締切は自分に良い塩梅で負担をかけてくえます。
そのことによって何も考えずにしていた家事も良い頭の体操になるのです。
常に時間を意識しておく事がポイント
私はなにか始める時、必ず時計で開始時間を確認するようにしています。
仕事での日報もそうですし企画書の作成もそう、家事でいえば皿を洗う時や洗濯ものをたたむ時、ブログを1ページ仕上げる時などなど…
そして使った時間を把握するようにしています。
この事を積み重ねることによって、自分の作業時間がわかるので今後の見通しが立てやすくなりますし、「時間がかかりすぎる！」と思ったらどこか効率が悪いところはないか、見直すことができるからです。
私は出世欲は強いほうで、いま子育て中で残業は出来ませんが、それでも周りに後れを取らないよう頑張りたい！という気持ちがどこかしらにあります。
傍から見れば、なんて欲張りな人なんだろう…と思われているかもしれないですが、それでも私は出来る限りのことはしたいのです。
子供がいるからと言って諦めたくはありません。
そのためには限られた時間の中で、他の人の何倍もの仕事をこなす努力をしなければならないのです。
ということは時間管理は必須ですし、たくさんの努力も必要になってきます。
まずは今すぐ実行に移せること、一つの作業にどのくらいの時間がかかっているかを把握すること、つまり時間を意識することです。
次にすることは、作業効率の見直し。
そして実行に移し、動きを機敏にすること。
この作戦で日々特訓をしているところです。
まとめ
目標は「仕事は6倍速で、成果を2倍に！」
そんな目標を掲げていますが、仕事が遅い、思い通りに進めない理由は、そもそも手を動かしていないか、ただ単にスピードが遅いだけかもしれません。
これは、なかなか自分で気が付くことができないのが悲しい所なんですが、もしよかったら今、自分の仕事ぶりを振り返ってみてください。
思い当たる節はありませんか？
