デスクを見れば持ち主の性格が分かるって本当！？
デスクが美しい人は、仕事ができるという噂があるのをご存じですか？
そういわれてみると、確かに会社で周りを見渡してみれば「仕事ができるなあ」と思う人は机がキレイな人が多い気がします。
仕事ができる人は、取捨選択と優先順位を付ける能力に長けているため、机を整理整頓するのも得意なのだと言われています。
必要な物といらないものを瞬時に見分ける能力も鍛えられているので、仕事においてのとっさの判断力も磨かれている、というわけです。
対して、仕事ができない人の机はどうか考えてみましょう。
いつのものか分からない書類が山積みされていたり、用済みのメモ用紙が散乱。
そしていつも何かしら探し物をしている…
こんな感じで整理整頓が全くできていないようです。
必要な物と必要でない物がわからないから、とりあえず全部とっておいているようです。
今後どうなるのか。
そのうち、自分の物を把握するキャパシティを超えてしまい、自分が何を持っているかもわからなくなっています。
そういったデスクが汚い人は、机のみならず、大抵PCのデスクトップやメールボックスも同じような状況。これは非常にまずいです。
そこで今日は、どのようにしたら机がキレイになるのか、キレイなまま保つためにはどのようにしたら良いかを研究してみます。
デスクを整理整頓できない理由
どうしてこのような整理整頓ができていない状況になるのか。
考えられる理由は2つあります。
デスクを整理整頓できない理由
やりたくないことを後回しにしている
判断力が鈍っている
やりたくないことを後回しにしている
どうして机が汚いのか。
まず一つ目はやりたくないことは後回しにする、ということが挙げられます。
やりたくない仕事はどんどん後回しにして手つかずの書類も溜まっていき、そして仕事も溜まって行き、机も汚くなっていくという具合です。
机の上の状態が物や書類に溢れ、資料が散乱し、必要なものと不要なものが混在し、パソコンのデータもしっちゃかめっちゃかになっていると、そんな見た目と同様に頭の中の状態も整理がつかず、仕事の優先順位を決められず、トラブル解決もできなくなり、仕事面では余裕がなく忙しく感じてしまい、常に追われているというなんとも騒がしい状況に陥ります。
このように、机の上の状況と、頭の中の状況と、仕事の状況は連動しているのです。
判断力が鈍っている
必要・不必要を判断するのが億劫になってるということも。
物を捨てるか捨てないかを判断するためには、少なからずエネルギーを使います。
「もしかしたら今後使うかもしれないし…」「どこに何を置こうか…」そんなことを考えているうちにあれよあれよと時間が過ぎていきます。
それは決断力が鈍っている証拠。
いざ大きい判断を迫られたときに決断できないなんてことのないよう、普段から決断力を鍛えておくことが大事。
デスク整理はその良い練習の一つです。
いざという時のために、テスク整理のような簡単なことで判断力を訓練しておきましょう！
整理整頓されたデスクのメリットがたくさんある！
では、デスクが美しいことでどんなメリットがあるのかを見ていきましょう。
良いことづくめです！
整理整頓されたデスク
メリット
どこに何があるのかすぐに分かる
時間を節約できる
部下への手本になる
集中力が変わる
どこに何があるのかすぐに分かる
デスクが整理整頓されていると、物を探す必要がなくなります。
どこに何をしまっているのかがわかるので『探す手間』が無いのです。
さらに整理整頓されているだけでなく、物自体が少ないと、そのあと散らかることがありません。
散らかすものがないからです。
探し物に時間を使うなら、整理整頓に時間を使ったほうが物に振り回されずに済みますよね。
時間を節約できる
必要な書類が見つからずに、何分も時間を使ったことはないですか？
探し物の時間は、すごく無駄です。
この時間に、他の仕事が1つできます。
特に書類を山のように積み上げていると、探すのにとても時間が掛かってしまいます。
でも、ちゃんと日ごろから整理整頓をしておけば、必要な時にすぐに目的のものを見つけることができる話は今まで散々してきました。
無駄な時間を使わないためにも、日頃から整理整頓を心がけていたですよね。
周りの手本になる
基本的に職場の方や家族は、私たちのことをよく見ています。
在宅勤務になってからは、子どもたちが私のデスクをよく見ているのです。
親の机が汚いと、子どもの机もおなじような散らかりよう。
どうやら学校の机も同じようです。
しかし、ある時から子どもたちの手本になるよう、デスクをキレイにするようになってから変わりました。
即効性はありませんでしたが、しばらくすると子どもも自分の机をキレイに保つように。
さらに探し物が減り、忘れ物まで減りました。
すごい効果！これは会社の大人同士でももしかしたら…影響あるかも！？
集中力が変わる
デスクが汚いと、集中力に影響がでます。
余計なものが目に入るんですよね。
試しに、机の上の物を全部隠してみてください。
視界に入るものをすべて撤去し、デスクに置いて良いのは必要最低限のものだけ。
私はパソコンとスマホだけを置きました。壁に貼り付けてあったものや書類は、視界にはいらないところに置きました。すると、思った通り集中力が長く続くようになりました。
例えば壁に貼ってあるもの。
仕事に何の影響もないと思っていたのですが、自分では意識していないのに、情報が脳に入っているんだなということが分かりました。
使わない物は即、撤去した方がいいと感じました。
心がスッキリする
「机の汚れは心の汚れ」
そんな気持ちでデスクの上を掃除してみましょう。
不要なものを心のゴミだと思って、キレイにするのです。
すると、机の上がキレイになると同時に、自分の心もスッキリするんです。
これは家事でも同じ。汚い場所を掃除するときは「心の汚れを落とすんだ！」という気持ちでやると、気持ちもスッキリします。
デスクの整理整頓 抑えるべきポイント
まずはそんな大事に考えず、自分なりに整理整頓してみることです。
その「整理しよう」と思えた気持ちがとても大切です。
一度自分なりに整理整頓してみて、それで「もっと美しいデスクにしたい！」と思ったときに、以下に書いているポイントを参考にしてみてください。
デスクの整理整頓
抑えるべきポイント
いらないものを捨てる
引き出しの使い方の工夫をしてみる
まずは一番上の引き出しだけ整理してみる
引き出しの中を区切って整理してみる
置いていいものを厳選する
書類は立てて収納が基本
クリアフォルダを使って整理
書類はBOXを使ってひとまとめに！
定期的に整理整頓をする
いらないものを捨てる
デスクが汚くなる原因の多くは、物が多すぎることにあります。
まずはいらない物はどんどん捨てましょう。
物を減らさないと、整頓がとてもしにくくなるからです。
特に私物は極力減らすのが良いと感じています。
「ここは仕事をする場所、くつろぎに来ている場所ではない」ということを自覚させるためです。
勤務年数が多い人ほど、私物でゴチャゴチャしているデスクでくつろいでいるように思います。
「仕事をしやすい環境でのびのび仕事をしてもらいたい」という会社方針もわかりますが、やりすぎはよくありません。
必要のない物を処分したら、引き出しの使い方を決めましょう。
1段目には筆記用具、2段目には作成中の資料など、それぞれの引き出しに役割を持たせ、物には住所を作り何を入れるか決めておくことが大切です。
デスクの上は必要最小限のものだけ置く
机の上には、これからやる仕事に必要な物だけを置くようにした方が良いでしょう。
私の場合「今日の仕事」を優先順位をつけて上から重ねて置いています。
私なりのTO DOリストです。あとは上から順番に無心でこなしていくだけです。
仕事の終了時間には、この平積みの書類が全部なくなるよう、ただひたすら努力します。
まずは一番上の引き出しだけ整理してみる
もしもデスクをキレイにするのが億劫に感じるのなら、一番上の引き出しだけでも整理整頓してみましょう。
デスクの引き出しは、ちょっと入れておきたい時に手早くしまえるから便利です。
取り出しも簡単ですよね。
その反面、とりあえずのつもりでしまったモノを後で整理整頓しないと、必要な時に必要なモノをパッと取り出せないといった不愉快なことにつながります。
気が付けば、化粧ポーチや袋菓子などの私物が事務用品と一緒に混ぜこぜになってたら、確実に仕事に支障がでてしまいます。
ゴチャゴチャに物が散乱しているデスクの引き出し、まずは一番上の引き出しをキレイに整えてみましょう。
引き出しの中のモノをいったん外に出して広げ、今自分がしまい込んでいるものを確認します。
そして使用頻度で仕分けをします。
いつも使うモノ、まったく使っていないモノ、すぐには使わないモノの3分類が目安です。
その際に、使えないとか壊れているモノは持っていてもしょうがないので処分して、予備のモノや使わないモノは備品庫に返却します。
保管に迷った物があるなら、一時保管用の箱か袋に入れて、使う場面があるかどうか1カ月間様子を見てみましょう。
すると「捨ててしまって失敗した」ということにはなりません。
もしも使わなければ、容赦なく処分です。
引き出しの中を区切って整理してみる
引き出しに備わっている仕切り版が使いにくい時は、外して出し入れしやすく改良しましょう。
プラケースや菓子の空き箱が仕切り用に使えます。いかにお金を使わずに使いやすいデスクにするか、考えながらやると楽しいですよ！
浅めの引き出しは小物を重ねずに、パっと見て全体が分かるように平置きにするのがおススメです。
パッとみてわかるように、よく使うものはここに入れておいたほうが使いやすいと感じます。
置いていいものを厳選する
デスク上の物は、できるだけなくしておきたいところです。
その方が見た目も美しいですし、何か作業をする気力も生まれてきます。
私は、デスク上に置いていい物は２つだけ。
PCとスマホだけ置いておいても良いことにしています。
他の物は定位置を別に作って、その場所に片付けます。
必ず１日に１回はデスクをリセットする習慣をつけると、キレイさがいつまでも持続しますよ。
書類は立てて収納が基本
書類は立てて収納が基本です。
資料や提出書類、ノートやメモなど、オフィスのデスクはなにかと書類がたまりがちです。
気づけば一日の始まりはいつも探し物から始まるという人もいるかもしれません。
そんな方はもしかして、書類を平積みにしていませんか？
書類の山が崩れるとストレスがたまるし、見た目にも美しくありません。
これらの書類を立てて整理整頓しておくだけで変化がおきます。
とても探しやすくなるのです。
本立てやかご、箱などを使って、立てて整理整頓しましょう。
こちら側から見て、すぐに何の書類か分かるようにしておくとさらに便利！
クリアフォルダを使って整理
案件ごとにクリアフォルダーに入れて、進行中のものはファイルボックスにまとめて収納します。フォルダーの中身がわかるように、ラベルを貼るともっとわかりやすいです。
資料と重要書類とを区別するために、フォルダーを色分けしてもよいでしょう。
提出期限のあるものは、期日を入れておくのも有効です。
私の場合は未処理のものは「未」、保留中のものは「保」と大きく書いたメモ用紙を、書類を入れたクリアホルダーの最初に見えるように入れて置いています。
その他手元に置いておくものは、案件名をシールに書き、クリアホルダーに貼っておきます。
朝、仕事モードに入ったら、「未」の書いてあるクリアホルダーを全部出し、優先順位を決めればいいのです。
未処理の仕事が終わり、「未」と書いたメモ帳をゴミ箱に捨てる時、快感ですよ！
書類はBOXを使ってひとまとめに！
デスク上に置くのはボックスを一つまでと決めておけば、デスクが広々と使えて平積みのときとは大きな差が出ます。
そして、ボックスが満杯になったら不要な書類を処分する、という習慣をつけます。
必要な書類だけに絞っておけば、サっと出せるから仕事の能率がグンとアップしますよ。
定期的に物を整理整頓をする
要らない書類は定期的に捨てるようにします。
1週間に1度は今持っている書類を見直す習慣をつけたほうが良いですね。
具体的に〇曜日の〇時は整理整頓の時間、と決めてもいいかも！
そして書類や資料は自分の判断で捨てる習慣をつけましょう。
判断力を鍛える、良い訓練になります。
単に整理整頓の枠を超えて、仕事上でのいざという時の判断力を鍛えるのに役立ちますので是非やってみてください。
そして書類を整理することによって、探していた書類、未処理の書類が出てくるかもしれません。
書類を紛失してしまって、テレビで取り上げられたニュースが今までもありますよね。そこまではいかないとしても、やっぱり定期的に整理整頓して、確実に仕事をこなしていきたいですよね！
デスクの整理整頓はやり始めると楽しい！
デスクを定期的に整理していないと、物探しに無駄な時間がかかってしまいます。
それが今日だけではなく、ずっと続くのです。
探し物で残業するなんて、馬鹿らしいですよね。
しかし一度片付けをしておけば、その後はすぐに資料を見つけ出すことができるようになります。
一度整理整頓しているので、置いてある場所が分かるからですね。
せめて1ヶ月に1回くらいは時間をかけて机の片付けをした方が、結果的には効率的なのです。
たかがデスク。されどデスク。
デスクの使い方一つで、仕事の効率が変わると考えるべき根拠は出そろいました。
早速手始めに、デスク上の余計なものを、引き出しにしまうことから始めましょうか。
やり始めるまでが億劫なんですが、整理し始めるとね、結構楽しいですよ！
