タイムマネジメントの方法を具体的に紹介!

 タイムマネジメントで仕事を見直してみよう!兼業主婦の仕事時間管理術

タイムマネジメントで仕事を見直してみよう!兼業主婦の仕事時間管理術

一週間が、そして一年があっという間に過ぎてしまう…
振り返ってみると何もしていないなあ…
もっとやりたいことがあるのに、時間が取れなくてできない…

そう感じている方は多いのではないでしょうか。

それはきっとやることが多すぎて何をしたらよいのかわからない状態になっているのかもしれません。

そんな方は「時間管理」をしてみるといいですよ!

時間に振り回されるのではなく、時間をこちらからコントロールするのです。
やられる前にやり返してやりましょう!敵は時間です。

時間管理は良いツールと良いアイデア!

では、どうすれば、時間をうまく管理できるのでしょうか。

その答えは良いやり方と良いツール、そして良いアイデアです。
いくらタイムマネジメントの天才であってもやり方や道具が悪ければ成功できません。

しかしその逆に、良い方法で良い道具を使えば、たとえ凡人でも、生産性を飛躍的に高めることができるのです。

タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントとは、目標を達成するために時間を有効活用し、仕事を効果的・効率的に進めるための技術のことです。

スケジュール管理と混同されることがありますが、スケジュール管理はどちらかというとスケジュールの管理や把握といった意味合いが強いです。

それに対してタイムマネジメントは、目標を明確にし、必要な作業を元にスケジュールを組み、計画に従って時間をコントロールし、プロジェクトを進めていくことを言います。

実はそんなに難しいことではありません。時間も取られませんので、是非やってみましょう。

タイムマネジメントのメリット 何か良い事あるの?

タイムマネジメントをすることにより、確実に自分のプラスになることは確かです。
そのメリットを見ていきましょう。

ストレス軽減

やりたいことができない、もっとやりたいことがある…
それは、時間が思うように使えないことによるストレスが溜まっているからそう感じるのかもしれません。

実は自分でタイムマネジメントをすることによって、自発性が生まれ、「やらされてる」とう意識が無くなり、ストレスも軽減できるんです。

「自分で仕事をしている」というのと「仕事をやらされている」という気持ちとでは何が違ってくるかというとストレスを感じる度合いではないかと思うんです。
このことは私の身体で実証済みです。

人に命令されて動くって、嫌じゃありませんか?
そうではなく、自分自ら率先して行動できるようになるのです。

達成感を感じることができる

また、計画通りに仕事が進めば達成感が得られ、仕事の楽しみも知ることが出来ますし、それによって仕事に対する前向きな取り組みが出来るようになります。

慣れてくるととても楽しい作業になってきます。

大きな仕事を細分化し区切りをつけていくことで、小さな達成感が積み重ねられるのもタイムマネジメントをするからこその喜びです。

仕事終わりを有効活用できる

極め付けは、時間通りに仕事が進めば定時での退勤もできますので、仕事が終わった後の時間も有効に使うことが出来ます。

1日の仕事はお勤めだけでなく家事や子育てもある兼業主婦。

何事も計画性がないと「本当は短時間でできちゃうことなのに遠回りしていてそれに気づかない」ということがあります。

1日をトータルでタイムマネジメントすることで、必ず自分時間ができるようになりますよ!

TODOリストの作成をしよう!

限られた時間の中で効率よく仕事を進めていくためには、緊急性の高い仕事から片付けていくことが基本となります。

やはりTO DOリストの作成は必須です。
TO DOリストというのは、やることを書き出したリストのことです。

私の場合は書き出すのではなく、処理する書類を締め切り順に並べて、上から順番にこなしていく方法をよくやります。

私のタイムマネジメント法

締め切りの迫った仕事やクレーム処理など、緊急性の高いものは上に置いて、先に片付けることで精神的にも余裕が生まれ、その後の仕事も集中できます。

私のTO DOリスト作成法

  1. 仕事を並べる
  2. 優先順位をが高いものを上にする
  3. 上から順にこなしていき、終われば終了

まずはやらなければいけない仕事、書類を机の上に全部並べます。

そして、締め切りが近い順に書類を並べ終わったら、仕事の内容によって優先順位を決めてより重要度が高いもの、手間がかかるものを上にしていく(優先順位を高くする)といいでしょう。
積み上がった書類が全部消えたら、今日の仕事は終了です。

集中力は長く続かないことを頭に入れておくのがポイント

人間の集中力は限られた時間しか継続しません。

集中力の高い時間帯に難易度の高い案件のスケジュールを入れておくようにすることでミスの防止にもなり、効率的に仕事をこなすことができるでしょう。

難しい、頭を使う仕事は午前中がとてもおすすめです。
寝ている間に脳の記憶が整理せれ、すっきりした状態だからです。

なので優先順位が高い仕事、手間がかかる仕事は書類の上に置くようにします。

また、ビジネスメールが多い人は、チェックする時間をあらかじめ決めておく、もし差支えないのであれば通勤時間にモバイルで返信するなど工夫すれば時間の節約になります。
デスクでしかできないことをTO DOリストに加える工夫が必要です。

私のタイムマネジメント法 メリット

いくつかメリットがありますので、ご紹介しますね!

急用ができても強い!

緊急性の高いものが舞い込んできたときは、その仕事を真っ先にこなして、終わったらまた積み上げられた仕事を上からこなしていけばいいですし、特に急ぐ必要がない場合は、適度な優先順位のところに書類やメモを挟み込めばいいのです。

特に必要な物といえば、頼まれごとをメモして書類に挟むメモ帳とペンぐらいです。

無駄がない

せっかくTO DOリストを作成したわけですから「次、何しよう…」と考える、無駄な時間は必要なくなっているはずです。
ただ上から順番に無心で取り組めばいいようになっています。

身近に「ああ、仕事がありすぎて何をしたらいいかわからない」と唸っている人がいるのですが、恐らくそれは仕事に優先順位をつけていないからでしょう。

今抱えている仕事を毎朝全部取り出して優先順位をつけていくと、思ったより仕事が多くなく、終了の目処が見えてくることがあります。

全体の仕事を把握していると、どのくらいの時間でやらなければいけないかが見えてきますので、無駄な時間を削ろうと思うわけです。決して無駄話をしようとは思わないはずなんですよね。

私のタイムマネジメント法はデスクワーカー向け

私は書類を使ってタイムマネジメントをしていますが、違う職種の方の場合は付箋を使ってタイムマネジメントをするのはいかがでしょうか。

付箋にやらなければいけないことを書いて、優先順位が高い順に入れ替えていくのです。
そこて、上から無心に取り組んでいけばよいのです。

他にも、もしスマホを仕事中に使ってよいのであれば、スマホアプリで管理するのも良いでしょう。

自分の土俵(デスク)はいつも綺麗にしておくこと

いつも探し物をしている上司がいます。
いつも「あれがない、これがない」そういう方に限って「忙しい」「早く帰ることができない」と、気が付けばお菓子を食べながら無駄話ばっかりしています。

こういう方、周りに結構いるのではじゃないでしょうか?

探し物で大半の時間を使っている事実がある!

時間管理の意識が高い人は、デスク周りがキレイに片付いていることが多いのではないでしょうか。わたしはそう感じます。
雑然とした机だと必要な時に必要なものが見つからず、時間を大幅にロスしてしまいます。

労働時間を1日8時間とすると、なんと年間で19日分も何かを探している、というデータもあるくらいです。すごい時間ですよね。
ほぼひと月の営業日に匹敵する時間、探し物をしている計算になるそうです。少しでもこの時間、無駄すぎます。
直ちに減らしたいものです。

これは、タイムマネジメントで時間管理をする以前の問題です。

定期的にデスクの整理整頓しよう!

そもそも必要なものと不要なものが入り混じった状態では、大事な書類を紛失してしまう危険性があり、効率的に仕事をする環境には適していませんし、効率的に仕事ができていると人間とはいえません。
デスクの整理整頓が苦手ならば、仕事の速い人からデスクの整頓術を教わり、それを実践してみましょう。

不要なものは置かない

普段の仕事に使う道具は限られています。
必要最低限のファイル類、書類、文房具、パソコン等があれば、あまり多くのものは必要ありません。
定期的に不要なものを処分して、整理整頓されたデスク周りを目指しましょう。
未処理の物、処理済みの物を分けておき、処理済みは机の上に置かないだけでもすっきりしますよ。

定期的に不要なものを処分する時間がもったいない!そういう理由で片づけを後回しにしている方もいらっしゃるようですが、労働時間を1日8時間とすると、年間で19日分も何かを探しているという調査結果を見てください。

掃除に年間19日もかかりません。
長い目で見ると、整理整頓をした法が時間のお買い得です。

細分化して、少しづつ掃除していく

あまりにも汚すぎてどこから掃除したらいいかわからない、それこそ膨大な時間を取られてしまう…という方はこんな発想はいかがでしょうか。
整理整頓区域を細かく分けるのです。

例えば「今日は右上の引き出しだけ整理整頓」「明日は左下のかごの中だけ整理整頓」など、掃除目標を細かくします。
これなら膨大な時間はかかりません。

集中力が切れかかったときに掃除

そしてパソコン作業で集中力が切れかけた時に掃除するのです。
これなら手は止まることはありませんし、「脳のチェンジオブペース」で一度今やっている仕事から離れて違うことに集中することで、また集中力を取り戻すことができます。

整理整頓の仕方としては、ファイルには、重要なものや使う頻度の多い書類をひとまとめにしておくと便利ですし、取り出しやすい引き出しに入れてインデックスを付けておくと、探す時間を短縮することができます。

まとめ

いかがでしたか?

特に、同じ会社で同じ仕事をしている方に多いのは「このやり方で間違いない」と思い込んでいることです。
自分の仕事ぶりを客観的に見ることができるなら、このやりかたで本当にいいのか、もっと効率の良いやり方があるのではないかと疑問を持つことができたら最高です。
その時が見直しのチャンスですね。

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