【働くママ】作業効率upとタイムマネジメントの方法 私の体験談

 タイムマネジメントで仕事を見直してみよう!兼業主婦の仕事時間管理術

働くママへ!タイムマネジメントで仕事を見直してみよう!

自分の仕事ぶりを、客観的に見たことはありますか?

それまでは「私は仕事が早いっ!」とドヤ顔をしていても、冷静になって自分を見つめなおしてみると、無駄な時間が見えてくることがたくさんあるものです。

ちょっとした動きを少し意識するだけで、立派な時間短縮につながることだってあるんですよ!

何かをしながら別なことをする事は、時間節約術の基本中の基本。
しかし、やることが多すぎてできていない方も多いのではないでしょうか。

そんな方は、自分の時間を客観視してみるとよいです。

時間に振り回されるのではなく、時間をこちらからコントロールするのです。

本記事では、家族のために定時で帰りたい!プライベートの時間も確保したいと考えている方のために、私が試してみたタイムマネジメントや、作業効率を上げる方法をご紹介しています。

 

主婦のタイムマネジメントとは?

タイムマネジメントとは、目標を達成するために時間を有効活用し、仕事を効果的・効率的に進めるための技術のことです。

単なるスケジュール管理と混同されることがありますが、タイムマネジメントは、目標をはっきりさせ、必要な作業を元にスケジュールを組み、計画に従って時間をコントロールし、プロジェクトを進めていくことを言います。

長男 猿一
大きな仕事を細かいタスクに細分化したりするのも、タイムマネジメントスキルの一つだよ!

例えば「大掃除をする」というタスクがあったとしましょう。

これだけ見ると途方もない大仕事に見えてしまいますが、これを「床掃除」「キッチンの換気扇掃除」「トイレ掃除」などと細かく分けるとどうでしょう。

一気にとっつきやすくなりましたよね。

タイムマネジメントは実はそんなに難しいことではありません。
時間も取られませんので、是非やってみましょう。

 

タイムマネジメントをするメリット

タイムマネジメントをすることにより、確実に自分のプラスになることは確かです。

私は子ども2人を育てながら仕事をし、ほぼ一人でこなしています。
子どもたちの予定を管理するだけでもかなり苦労をし、イライラしていましたが、タイムマネジメントを真剣にやることによって、さまざまなメリットを発見しました。

 

猿の親子タイムマネジメントをするメリット

チェックボックスストレスの軽減になる
チェックボックス達成感を感じることができる
チェックボックス仕事終わりを有効活用できる
チェックボックス急用ができても動揺しない
チェックボックス時間に一切無駄がなくなる

 

ストレスの軽減になる

やりたいことができない!
もっとやりたいことがある!
時間が足りない!
やることが多すぎる!

こんな悩みを抱えているならば、時間が思うように使えないことによるストレスが溜まっているからです。

実は自分でタイムマネジメントをすることによって、自発性が生まれ、「やらされてる」とう意識が無くなり、ストレスも軽減できます。

「自分で仕事をしている」というのと「仕事をやらされている」という気持ちとでは何が違ってくるかというとストレスを感じる度合いではないかと感じています。

人に命令されて動くって、嫌じゃありませんか?
そうではなく、自分自ら率先して行動できるようになります。

私が一番ストレスだったのは、予定を忘れてしまったり、やらなければならないことが多すぎる!ということ。

しかし、タイムマネジメントをやることによって、やることが可視化でき「意外とやることは多くなかった」ということがよくありました。

長男 猿一
タスクを整理してみると、全然大したことがなかったりしますよ。

達成感を感じることができる

計画通りに仕事が進めば達成感が得られ、仕事の楽しみも知ることが出来ますし、それによって仕事に対する前向きな取り組みが出来るようになります。

次男 鶏二
タイムマネジメントは慣れてくると、とても楽しい作業になってきますよ!

大きな仕事を細分化し区切りをつけていくことで、小さな達成感が積み重ねられるのもタイムマネジメントならでは喜びです。

 

仕事終わりを有効活用できる

時間通りに仕事が進めば、定時での退勤も余裕でできますので、仕事が終わった後の時間も有効に使うことが出来ます。

1日の仕事はお勤めだけでなく、家事や子育てもある兼業主婦。

何事も計画性がないと「本当は短時間でできちゃうことなのに遠回りしていてそれに気づかない」ということがあります。

1日をトータルでタイムマネジメントすることで、必ず自分時間ができるようになりますよ!

 

急用ができても強い!

仕事の途中に、いきなり緊急性の高いものが舞い込んできたときは、タイムマネジメントをしていないと焦る方が多いでしょう。

ところがタイムマネジメントをしていれば、すでにやることの道筋が出来上がっています。

緊急性のある仕事を真っ先にこなして、終わったらまた積み上げられた仕事を上からこなしていけばいいだけ。

特に急ぐ必要がない仕事の場合は、適度な優先順位のところにタスクを挟み込めばいいのです。

時間に無駄がない

タイムマネジメントで仕事をやる順番が決まっているわけですから「次、何しよう…」と考える、無駄な時間は必要なくなっているはずです。

ただ上から順番に、無心で取り組めばいいようになっています。

身近に「ああ、仕事がありすぎて何をしたらいいかわからない」と唸っている人がいるのですが、恐らくそれは仕事に優先順位をつけていないからでしょう。

今抱えている仕事を毎朝全部取り出して優先順位をつけていくと、思ったより仕事が多くなく、終了の目処が見えてくることがあります。

全体の仕事を把握していると、どのくらいの時間でやらなければいけないかが見えてきますので、無駄な時間を削ろうと思うわけです。決して無駄話をしようとは思わないはずなんですよね。

次男 鶏二
ゴールが見えていると、モチベーション維持にもつながるよね!

 

働くママの作業効率を上げる方法「TO DOリストの作成」

私の試したタイムマネジメントの流れはこのようになっています。

 

猿の親子タイムマネジメントの方法

チェックボックス自分の作業効率を知る
チェックボックス目標(〆切)を設定すること
チェックボックスタイムマネジメントのためTO DOリストの作成をしよう!

 

まずは自分の作業効率を知る

仕事の効率化を計画的に実現するためには、どの程度の仕事をこなせるのか、という作業効率を知ることが必要になります。

一日あたり、どの程度の仕事量をこなせるのかを、正しく認識することができなければ、週当たり・月当たりの作業目標を設定することはできません。

長男 猿一
タイムマネジメントは、目標を設定することが大事だからね!
次男 鶏二
自分がどのくらいの時間で作業ができるのかは、知っておいた方がいいよ!

毎日こなしている決まった仕事というのは、慣れているはずなので時間もそんなにかかっていなさそうなのに、いざ時間を計ってみると実は結構な時間泥棒をしていたりするものです。

マンネリ化している仕事、何も考えなくてもできる仕事というものほど、作業効率を見直してみる価値はあります。

慣れている仕事ですから手の抜き所もわかっていると思いますので、そういうところから時間管理のメスを入れていくといいでしょう。

長男 猿一
時間が削れるところ、短縮してもいいところはバサッと切ってしまうのです。
次男 鶏二
思い切りが大事。

まずは毎日どのくらいの仕事を、どのくらいの時間でこなしているかを把握してみましょう。

大体の時間でもいいですし、ストップウォッチを使って秒単位で計ってみてもいいです。

長男 猿一
毎日時間をはかって、記録を更新していくってのも面白そうだね!

 

目標(〆切)を設定すること

作業効率を上げるには、まず自分の作業時間を把握すること、そして最終目標を設定することです。

最終目標の設定をするというのは、例えば○時までに業務を終了する、ここまでの仕事を今日中に終わらせる、などの〆切みたいなもの。

最終目標と作業効率がわかれば、仕事全体のスケジュールを立てることが可能になります。

作業効率に応じて最適な時間配分を行い、スケジュールに沿って仕事を進めていくことを目標にすれば、現在どの程度まで仕事が進んだのかという進捗状況が一目でわかるようになり、仕事の達成具合を正しく認識することができるでしょう。

認識することでペース配分を考えることもできます。

仕事が遅い人は、未来を予見できていない

無駄話や休憩がやたらと多い人は、自分のすべての仕事量と自分の作業効率を把握していない場合が多いです。

だから優雅に構えていられるのだと思います。
本当はやらなければいけないことはたくさんあるのに、です。

仕事の効率化を実現するためには、仕事の進み具合がどの程度まで来ているのかを正しく認識できるようにしなければなりません。

今こなしている仕事が、何の仕事であとどのくらいで完了するのか、そのことが分からなければ仕事の効率化が実現することはあり得ません。

ついついよそ見をしてしまったりしてどんどん無駄な時間が過ぎていってしまいます。

全体の進捗状況と目の前の仕事の関わりを正しく認識することが、仕事の効率化に繋がっていくのです。

 

タイムマネジメントのためTO DOリストの作成をしよう!

限られた時間の中で効率よく仕事を進めていくためには、緊急性の高い仕事から片付けていくことが基本となります。

やはりTO DOリストの作成は必須です。
TO DOリストというのは、やることを書き出したリストのことです。

長男 猿一
大きいプロジェクトなどは、細かく細分化したタスクにしておきましょう。

 

私のTO DOリスト作成方法

締め切りの迫った仕事やクレーム処理など、緊急性の高いものは上に置いていきます。
そして、上から順に手を付けていくのです。

猿の親子私のTO DOリスト作成法

  1. 仕事を並べる
  2. 優先順位をが高いものを上にする
  3. 上から順にこなしていき、終われば終了

まずはやらなければいけない仕事、書類を机の上に全部並べます。

そして、締め切りが近い順に書類を並べ終わったら、仕事の内容によって優先順位を決めてより重要度が高いもの、手間がかかるものを上にしていく(優先順位を高くする)といいでしょう。

積み上がった書類が全部消えたら、今日の仕事は終了です。

 

アプリでできる!TO DOリスト作成方法

最近ではたくさんの便利なtodoリストアプリが出てきました。

感覚的に使えるものばかリなので、メカ音痴の私でも簡単に使えるものばかりです。

とにかく思いつく限りのタスクをどんどん打ち込み、優先順位の高い順に並べ替えます。

出来上がったリストを見ながら、上から順番に仕事をこなしていくだけです。

todoリストアプリの良いところは、家族の用事も構わず入れられること。
例えば、子どもの体操服をいつまでに買わなければいけない、今日は牛乳も買っていかなければならないなど。

自分のスマホで管理するからできることです。

 

集中力は長く続かないことを頭に入れておくのがポイント

人間の集中力は限られた時間しか継続しません。

集中力の高い時間帯に難易度の高い案件のスケジュールを入れておくようにすることでミスの防止にもなり、効率的に仕事をこなすことができるでしょう。

難しい、頭を使う仕事は午前中がとてもおすすめです。
寝ている間に脳の記憶が整理せれ、すっきりした状態だからです。

なので優先順位が高い仕事、手間がかかる仕事は書類の上に置くようにします。

こちらをチェック【主婦の時短仕事術】重要な仕事は午前中に詰め込め!

また、ビジネスメールが多い人は、チェックする時間をあらかじめ決めておく、もし差支えないのであれば通勤時間にモバイルで返信するなど工夫すれば時間の節約になります。
デスクでしかできないことをTO DOリストに加える工夫が必要です。

 

他にもたくさんある!作業効率を上げる方法

タイムマネジメントのほかにも、作業効率を上げる方法がたくさんあります。
私が試してみた方法をいくつか挙げておきます。

 

猿の親子私が試した作業効率アップの方法

チェックボックス周りを見てまねる
チェックボックス自分の土俵(デスク)はいつも綺麗にしておくこと

 

周りのすごい人を見てまねる

いきなり効率的に作業をしよう!とはいってもどうすればいいのかわからないものですよね。
わからないときは、上手くいっている人の真似から入るのが簡単です。

仕事が早い人、ミスの少ない人を見て、聞くことができるなら質問して、どんな方法を取っているか探って自分も実践してみます。

長男 猿一
周りがだらけきっていてまったく参考にならない場合は、本から勉強するのも良いでしょう。

ただ、個々によってそのやり方が合う、合わないがありますから、合わないところは自分なりに改善していくのです。そのようにして自分に合った作業効率の良い方法を探していきます。

例えば、毎日パソコンやノートに記録しておくようなことは、まとめて1週間に1回やったほうが効率がいいですし、外回りだってまとめてやったほうが効率がいいに決まっています。

なぜなら、行動に移すまでの時間、PCを立ち上げるまでの時間、資料を開くまでの時間、移動時間が少しでも短縮できるからです。

電話をかけながら書類を書く、パソコンを打つなどのながら作業も、初めてだと難しいですがやろうとする努力は大切です。

努力することで、それは一生の財産になります。

私の上司に、電話をかけながらパソコンを打ったり、部下にジェスチャーで支持を出したりできる方がいました。あれはすごい。

 

自分の土俵(デスク)はいつもキレイにしておくこと

え?なんで作業効率を上げるのに机をきれいにしとかなきゃいけないの?

そう思った方もいらっしゃるでしょうが、これは私のダメ上司から勝手に悟ったことです。

いつも探し物をしている上司がいました。

「あれがない、これがない」
毎日の話です。

そういう方に限って「忙しい」「早く帰ることができない」と、気が付けばお菓子を食べながら無駄話ばっかりしています。

こういう方、周りに結構いるのではじゃないでしょうか?

探し物で大半の時間を使っている事実がある!

時間管理の意識が高い人は、デスク周りがキレイに片付いていることが多いのではないでしょうか。わたしはそう感じます。

雑然とした机だと、必要な時に必要なものが見つからず、時間を大幅にロスしてしまうんです。

長男 猿一
集中力も途切れちゃうしね。

労働時間を1日8時間とすると、なんと年間で19日分も何かを探している、というデータもあるくらいです。すごい時間ですよね。

年間150時間も、ビジネスパーソンは●●●に費やしていた…――残業をしないチームの仕事術

ほぼひと月の営業日に匹敵する時間、探し物をしている計算になります。
無駄すぎます。
直ちに減らしたいものです。

これは、タイムマネジメントで時間管理をする以前の問題です。

定期的にデスクの整理整頓しよう!

そもそも必要なものと不要なものが入り混じった状態では、大事な書類を紛失してしまう危険性があり、効率的に仕事をする環境には適していませんし、効率的に仕事ができていると人間とはいえません。

デスクの整理整頓が苦手ならば、仕事の速い人からデスクの整頓術を教わり、それを実践してみましょう。

私がやっているデスクの整理方法は以下の通りです。

 

猿の親子私のデスク整理法

チェックボックス不要なものは置かない
チェックボックス細分化して、少しづつ掃除していく
チェックボックス集中力が切れかかったときに掃除

 

 

不要なものは置かない

普段の仕事に使う道具は限られていますよね。

必要最低限のファイル類、書類、文房具、パソコン等があれば、あまり多くのものは必要ありません。

定期的に不要なものを処分して、整理整頓されたデスク周りを目指しましょう。
未処理の物、処理済みの物を分けておき、処理済みは机の上に置かないだけでもスッキリしますよ。

定期的に不要なものを処分する時間がもったいない!
そういう理由で片づけを後回しにしている方もいらっしゃるようですが、労働時間を1日8時間とすると、年間で19日分も何かを探しているという調査結果を見てください。

掃除に年間19日もかかりません。
長い目で見ると、整理整頓をした法が時間のお買い得です。

 

細分化して、少しづつ掃除していく

あまりにも汚すぎてどこから掃除したらいいかわからない、それこそ膨大な時間を取られてしまう…という方はこんな発想はいかがでしょうか。

整理整頓区域を細かく分けるのです。
最初に説明した「タスクの細分化」と同じ要領です。

例えば「今日は右上の引き出しだけ整理整頓」「明日は左下のかごの中だけ整理整頓」など、掃除目標を細かくします。

これなら膨大な時間はかかりません。

長男 猿一
掃除もタスクのなかに入れこんじゃうといいかもしれないね!

 

集中力が切れかかったときに掃除

作業で集中力が切れかけた時に掃除する!とルールを決めるのも良い方法です。

これなら手の動きが止まることはありませんし、「脳のチェンジオブペース」で一度今やっている仕事から離れて違うことに集中することで、また集中力を取り戻すことができます。

整理整頓の仕方としては、ファイルには、重要なものや使う頻度の多い書類をひとまとめにしておくと便利ですし、取り出しやすい引き出しに入れてインデックスを付けておくと、探す時間を短縮することができます。

 

作業効率の上げ方を知れば家事にも応用できる!

今までやってきた仕事の作業の効率化、実は家事にも生かすことができます。

人によってライフスタイルが異なるので、家事にかけられる時間もさまざま。

まずは、一度自分のライフスタイルを見直し、家事にかけられる時間、実際家事に使っている時間をそれぞれチェックしてみましょう。

次男 鶏二
今やっている家事で、効率よくできるところが何か見つかるかもしれないよ!

例えば、洗濯機を1回回すのにかかる時間、洗濯物を干す時間、洗い物をする時間、掃除機をかける時間、大体の平均的な時間を計っておきます。

すると、朝の出勤前の時間や、ふとした隙間時間にできる家事が見つかるはずです。

 

家の掃除は細切れの時間に最適!

細切れの時間に出来る代表的な家事は、「掃除」です。

例えば「台所にワイパーをかける」「電子レンジをサッと掃除」「水道のぬめり取り」など。

一気にまとめてやるのは苦痛ですが、細かいセクションごとの掃除なら苦になりませんよね。
早いと1・2分でできてしまうものです。

長男 猿一
デスクの掃除と同じ要領だね!

しかし、掃除が短時間で終わるものということを知らないと「今忙しいから」と後回しになりがちです。

たった1~2分しかかからないのに、忙しいから後回しって、自分はどれだけ忙しいんだ!?という話ですよね。

まとめ

同じ会社で同じ仕事をずっとしてきた方に多いのは「このやり方で間違いない」と思い込んでいることです。

長く仕事をやってきた方ほど、自分の仕事ぶりを客観的に見ることを心がけてみてください。

このやりかたで本当にいいのか、もっと効率の良いやり方があるのではないかと疑問を持つことができたら最高です。その時が見直しのチャンスですね。

普段何気なくやっていることも、その方法を見直すとかなり時短できたりします。
特に、何も考えずにやっているような作業は時短のチャンスです。
もっと早く、確実に終わらせる方法が見つかるかもしれません。

私の元上司は、それはそれは革命大好きで、今まで何気なくなっていた作業を根本からどんどん変えていきました。

最初は、長く部署で働いている方々からかなり反発を食らいましたが、今ではミスも少なくなり仕事時間もだいぶ減るという成果を上げています。

そのおかげで人件費が減り、利益が増えました。

このように、今まで不通にやっていたことを見直すことによってのメリットはたくさんあります。

主婦だったら、まず家事で試してみてください。

その皿の洗い方、洗濯物の干し方、料理の作り方…
工夫すれば、もっと早くできませんか?

 

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