忙しい兼業主婦は、仕事を分割して仕事時短!

仕事を分割することで時短できるかも!兼業主婦の仕事時短術

仕事を分割することで時短できるかも!兼業主婦の仕事時短術

「面倒な仕事、手間のかかる仕事からやれ!」

一見当たり前のことを言っているようですが、実は案外できていないことが多いですよね。
どうしても、めんどくさいと思ってしまい、後回しにしてしまいがちです。

そして、「後でもできる!」「いつでもできる」と思って放っておいた仕事で、そのことを忘れてしまったり、イレギュラーが発生して時間が思った以上にかかってしまう…そして後で痛い目を見るという事も良くある話です。

仕事失敗談 後回しにしたばっかりに…

例えば、会議の資料作り、締め切りは1週間後という仕事を任されたとします。

その資料作りには、別の同僚が今やっているリサーチの結果を使います。
しかしその資料がまだできていません。

そんな時、同僚のリサーチ結果が出来上がるのを、ただ待っている人っていませんか?
リサーチが出来上がったら資料を作成しても遅くはないと思っているのです。

しかしそこに落とし穴があります。

もし同僚が期日までに仕事を仕上げなかったら、一体どういうことになるでしょうか。
「期日を守らない同僚が悪い!」と思われるかもしれませんが、人生何があるかわかりません。
同僚ではなく、自分自身にだって何かが起こるかもしれないのです。
例えば、急な体調不良や緊急の仕事が入ってしまったら、もうどうしようもありません。

なにかイレギュラーがあっても慌てないために、自分一人で完結できる仕事はさっさとやってしまっておくのです。
そして、同僚からの資料が来る前に、その資料を挿入させれば完成できるまでにしておくようにします。

つまり、できる事はすべてやっておくのです。

このことは、人と絡む仕事の場合は特にやっておいたほうがいいでしょう。
そうすれば、こちらの時間の余裕、気持ちの余裕が生まれます。

1つの仕事を分割して考えるとはかどる

時間がかかりそうな、または作業行程が多い仕事の場合は、その仕事を細かく分割して毎日の仕事に盛り込んでいくといいでしょう。

まずはそのプロジェクトの仕事で必要な仕事をすべて書き出します。
できるだけ細かく書くと良いでしょう。

例えば、沢山のクライアントにあいさつ回りをするため、アポを取ることになるとしましょう。

●どうすれば効率よく各社を回れるかルートを考える
●ルートに合わせてアポをとる順番を決める
●電話をする

このように、アポを取るだけでも3つの仕事に細分化できるのです。

一つのプロジェクトを細分化して同時進行することによって、仕事が滞りなくすすめられるわけです。

細分化してできることからやる

できることからやらずに大変な目にあったことはないでしょうか。

例えば小中学校の時の夏休みの宿題。

最初の問題でつまづいてしまい、モチベーションがさがり、結局やらずに8月末に…
自分一人では間に合わないから、家族総出で宿題に取りくむ…

どうすればよかったかというと、わからない問題はとにかく飛ばして、できるところからやっておけばよかったのです。
そして後から、人に聞くなり自分で調べるなりして、わからなかったことを少しづつ進めていけばよかった。

効率が悪い!と思うかもしれませんが、トータルで考えると全くそんなことはないのです。
期日ギリギリまでやらないで、あとで慌ててやるのは確かに時間はかかりませんが完成度は相当低いものになるでしょう。
なによりも自分のためになりません。

これは仕事でも同じことが言えるのではないでしょうか。

仕事の細分化の方法

では具体的に、仕事を分割するとはどういうことなのでしょうか。
例をとって考えてみましょう。

ホームページづくりを例にとて考えてみます。

「ホームページに会社の営業マンのプロフィールと写真を載せる」という仕事だったとします。これはお客様により親近感を持っていただくための行う事を目的としています。

このような場合、ホームページに会社の営業マンのプロフィールと写真を載せるというタスクだけだと、何から手をつけていけばいいか迷いますし、時間も途方もなくかかりそうで億劫に感じてしまいます。
しかし仕事を細分化して、このように考えてみてはいかがでしょうか。

・ホームページのレイアウトを考える
・営業マンの写真や似顔絵の準備
・営業マンへの取材
・営業マンのプロフィール作成
・写真と記事のUP
・記事を見やすくするための背景やレイアウトの調整

このように仕事を細分化し、細かく完結させるのです。
すると、仕事に対してのモチベーションは目標達成のハードルが下がりますから保ちやすいですし、仕事が細かい分予定も組みやすくなるのです。

「ホームページに会社の営業マンのプロフィールと写真を載せる」だととてつもない時間がかかりますが、細かくすれば、仕事の合間に違う仕事を入れることもできます。

この細分化した仕事は、付箋に書いたり手帳に書いたりして管理すると良いでしょう。
そして、暇ができたらすぐ見直して、次に自分は何をしたらいいかを確認しておきます。
次への仕事へのシフトをスムーズにするためです。

まとめ

仕事を細分化することは、一見大変そうな仕事でも簡単にしてくれる効果は高いです。
これは家事にも応用できます。

例えば「押し入れの掃除」を例に出して考えてみましょう。

日本の押し入れは収納力抜群!
奥行きはあるし、何より大きなスペースがあるので布団などの大きなものも入ります。

そのため「使わないものはとりあえず押し入れへ」という気持ちが働きますよね。

しかし、使わないものをどんどん放り込んでいくと、何が入っているのかわからなくなるのは押し入れあるあるです。

そんな場合は掃除、生理整頓をしようと思うのですが、この容量を全部となると心が折れます。

そこで、今日ご紹介した「仕事の細分化」を使います。

例えば、押し入れを4分割にして、週1回の休日、4週にわけて整理整頓をするのです。
これなら1日で全部やるより気分が乗ってきませんか?

大きな仕事だけでなくとも、嫌だと思っている仕事も、間に違う仕事をはさみながらやるとあっさり終わることもあります。

大きな仕事、嫌な仕事があったら、ぜひ試してみてくださいね!

 

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